Reprezentacja najemcy biura (tenant representation)

Czym jest reprezentacja najemcy

Doradca najemcy to firma, która w procesie najmu biura działa tylko w interesie najemcy: szuka powierzchni na całym rynku, porównuje oferty i negocjuje umowę z wynajmującym.

W branży: tenant representation, T-Rep, doradztwo dla najemców
Kto zwykle płaci: wynajmujący, z budżetu, który ma na ten cel w każdej transakcji
Brookfield Partners: od 2010 roku, ponad 600 projektów najmu w Polsce

Opracowanie: Filip Sarzyński, partner w Brookfield Partners · Aktualizacja: październik 2026

Kiedy

Kiedy firma potrzebuje doradcy najemcy?

Najczęściej wtedy, gdy zbliża się koniec umowy najmu albo zespół przestaje mieścić się w obecnym biurze. Najwięcej da się ugrać, jeśli zaczniesz 12-18 miesięcy przed terminem, bo tylko wtedy przeprowadzka jest realną alternatywą i wynajmujący traktuje ją poważnie.

Umowa kończy się w ciągu dwóch lat

Liczymy, czy bardziej opłaca się zostać i renegocjować warunki, czy przenieść się do innego budynku. Obie opcje porównujemy po całkowitym koszcie najmu, a nie po samej stawce. Więcej: renegocjacja umowy najmu i relokacja biura.

Zespół rośnie albo się zmniejsza

Szukamy biura dopasowanego do nowej liczby osób i sposobu pracy albo negocjujemy zmianę powierzchni w obecnym budynku, zanim umowa zablokuje firmę na kolejne pięć lat.

Pierwsze biuro w Polsce albo w nowym mieście

Pokazujemy rynek na aktualnych danych z OfficeList Pulse (pustostany, czynsze ofertowe, podaż w budowie) i przygotowujemy krótką listę budynków, które realnie spełniają wymagania.

Rozliczenie opłat eksploatacyjnych budzi wątpliwości

Sprawdzamy roczne rozliczenie kosztów budynku pod kątem umowy i stawek rynkowych. Więcej: audyt opłat eksploatacyjnych.

Proces

Co robi doradca najemcy?

Pracujemy w pięciu krokach. Renegocjacja w obecnym budynku trwa zwykle od trzech miesięcy, a pełna relokacja nawet osiemnaście, bo obejmuje projekt i wykończenie nowej powierzchni.

KROK 1

Znajdź

Liczymy potrzebną powierzchnię i budżet, a potem przeglądamy cały rynek, także budynki, które nie reklamują wolnych powierzchni.

KROK 2

Wynegocjuj

Zbieramy oferty od kilku wynajmujących, porównujemy je po czynszu efektywnym i negocjujemy umowę zapis po zapisie.

KROK 3

Zaprojektuj

Planujemy biuro pod sposób pracy zespołu, zanim projekt trafi do kosztorysu.

KROK 4

Zbuduj

Pilnujemy budżetu i harmonogramu wykończenia oraz odbioru powierzchni od wynajmującego.

KROK 5

Zarządzaj

W trakcie najmu sprawdzamy rozliczenia, indeksację i terminy, żeby kolejna negocjacja zaczęła się na czas.

Negocjacje

Co negocjujemy poza stawką czynszu?

Stawka z oferty to tylko część rachunku. Oferty porównujemy po czynszu efektywnym, bo najwięcej pieniędzy zwykle leży w zapisach, których najemca negocjujący sam często nie rusza.

Element umowy	Na co patrzymy
Wakacje czynszowe	Od kilku do kilkunastu miesięcy przy umowie 5-7-letniej. W miastach z wysokim pustostanem pakiety bywają wyraźnie hojniejsze niż w centrum Warszawy.
Budżet na aranżację (fit-out contribution)	Kwota w EUR/m², moment wypłaty i to, co się dzieje z niewykorzystaną częścią budżetu.
Indeksacja czynszu	Wskaźnik (przy czynszu w euro zwykle HICP dla strefy euro), termin pierwszej indeksacji i cap, czyli górny limit rocznego wzrostu.
Opłaty eksploatacyjne (service charge)	Zamknięty katalog kosztów, lista wyłączeń, limit kosztów zarządzania i prawo do audytu rozliczenia.
Add-on factor	Norma pomiaru powierzchni i narzut na części wspólne, zwykle 2-8%. Płacisz za każdy metr, także ten wspólny.
Elastyczność	Break option, opcja przedłużenia, prawo do powiększenia powierzchni i do podnajmu.
Zabezpieczenia	Gwarancja bankowa albo kaucja: wysokość, okres obowiązywania i warunki zwrotu.

Szczegóły z liczbami opisujemy w przewodniku Jak negocjować umowę najmu biura w 2026 roku, a pojęcia z umów objaśniamy w słowniku pojęć najmu biurowego.

Koszt

Ile kosztuje doradca najemcy i kto mu płaci?

W standardowym modelu rynkowym doradcę najemcy wynagradza wynajmujący budynku, w którym najemca podpisuje umowę. Wynagrodzenie to zwykle równowartość dwóch-trzech miesięcznych czynszów przy umowie na co najmniej pięć lat, czyli około 3-5% wartości kontraktu.

Przykład: biuro 1 000 m² po 15 EUR/m² miesięcznie, umowa na 5 lat

15 000 EURczynsz miesięczny (1 000 m² × 15 EUR)

900 000 EURwartość czynszu w całej pięcioletniej umowie

30 000-45 000 EURwynagrodzenie doradcy, czyli dwa-trzy czynsze miesięczne

Czy najem z doradcą jest droższy?

Zwykle nie. Wynajmujący ma ten koszt w budżecie niezależnie od tego, czy najemca przyjdzie z doradcą. Jeśli przyjdzie bez niego, właściciel zwykle przekazuje tę kwotę własnemu agentowi budynku, a stawki nie obniża, bo warunki cenowe ma uzgodnione z bankiem finansującym inwestycję.

Jak rozliczamy się my?

Wysokość i formę wynagrodzenia ustalamy z klientem przed rozpoczęciem współpracy, więc od pierwszego dnia wiadomo, ile kosztuje doradztwo. Średnio każda złotówka wydana na nasze doradztwo wraca do klienta ponad czterokrotnie w lepszych warunkach najmu.

Ryzyko dla najemcy nie wynika z tego, kto wypłaca doradcy wynagrodzenie, tylko z sytuacji, w której ta sama firma pracuje jednocześnie dla właściciela budynku rekomendowanego najemcy.

Model wynagrodzenia i sytuacje, w których najemca realnie przepłaca, opisujemy szerzej we wpisie Kto naprawdę płaci doradcy na rynku biurowym?

Model doradztwa

Czym doradca najemcy różni się od agencji pełnoobsługowej?

Agencja pełnoobsługowa prowadzi także komercjalizację budynków dla ich właścicieli, więc może jednocześnie doradzać najemcy i wynajmować powierzchnię w budynku, który mu rekomenduje. Doradca pracujący wyłącznie dla najemców nie ma w portfelu żadnego właściciela, dlatego może naciskać na każdego wynajmującego i pokazywać oferty z całego rynku. Oba modele porównujemy w siedmiu punktach na stronie Model doradztwa.

Projekty za granicą prowadzimy z siecią Exis Global, która zrzesza 30 niezależnych firm doradzających wyłącznie najemcom, w 44 lokalizacjach na trzech kontynentach. Klient ma jeden punkt kontaktu w Polsce i ten sam model współpracy w każdym kraju.

Realizacje

Dla kogo pracowaliśmy

Wybrane projekty, w których reprezentowaliśmy najemcę. Każdy ma osobne studium przypadku.

Klient	Branża	Budynek	Miasto	Powierzchnia
Revolut	IT, FinTech	Podium Park	Kraków	5 320 m²
Bonprix	E-commerce	Nowa Fabryczna	Łódź	2 400 m²
BLIK	Usługi finansowe	X20	Warszawa	1 450 m²
Saint-Gobain	Materiały budowlane	Varso Tower	Warszawa	1 378 m²
Coface	Ubezpieczenia	West Station	Warszawa	1 377 m²

Wszystkie realizacje · Referencje klientów

Filip Sarzyński, partner w Brookfield Partners — **Filip Sarzyński**Partner, Brookfield Partners

Porozmawiajmy o Twoim biurze

Napisz, kiedy kończy się Twoja umowa albo czego szukasz. Odpowiadam w ciągu 24 godzin roboczych i mówię wprost, czy i w czym możemy pomóc. Pierwsza rozmowa jest bezpłatna i do niczego nie zobowiązuje.

FAQ

Reprezentacja najemcy - najczęstsze pytania

Czym jest reprezentacja najemcy?

Reprezentacja najemcy (tenant representation) to doradztwo, w którym firma doradcza prowadzi najem biura wyłącznie w imieniu najemcy: liczy potrzebną powierzchnię, przegląda cały rynek, porównuje oferty i negocjuje umowę z wynajmującym. Doradca najemcy nie reprezentuje w tej samej transakcji właściciela budynku.

Czym doradca najemcy różni się od agenta wynajmującego?

Agent wynajmującego, nazywany też agentem budynku, pracuje dla właściciela i ma wynająć jego powierzchnię na jak najlepszych dla niego warunkach. Doradca najemcy pracuje dla firmy, która szuka biura, i porównuje oferty wielu budynków. Najemca, który rozmawia bezpośrednio z agentem budynku, negocjuje z osobą reprezentującą drugą stronę. Więcej o różnicy między doradcą najemcy a agentem wynajmującego.

Ile kosztuje doradca najemcy?

W standardowym modelu rynkowym wynagrodzenie doradcy najemcy wypłaca wynajmujący, a wynosi ono zwykle równowartość dwóch-trzech miesięcznych czynszów przy umowie na co najmniej pięć lat, czyli około 3-5% wartości kontraktu. Przy biurze 1 000 m² po 15 EUR/m² to od ok. 30 000 do 45 000 EUR. W Brookfield Partners wysokość i formę wynagrodzenia ustalamy z klientem przed rozpoczęciem współpracy.

Czy najem przez doradcę jest droższy niż bezpośrednio u wynajmującego?

Zwykle nie. Wynajmujący ma budżet na doradcę w każdej transakcji. Jeśli najemca przyjdzie bez własnego doradcy, właściciel zwykle przekazuje tę kwotę swojemu agentowi i nie obniża stawki, bo warunki cenowe ma uzgodnione z bankiem finansującym budynek. Profesjonalne negocjacje dają za to zwykle lepsze warunki niż rozmowy prowadzone samodzielnie.

Kiedy najlepiej zgłosić się do doradcy najemcy?

Najlepiej 12-18 miesięcy przed końcem obecnej umowy. Tyle czasu potrzeba, żeby przeprowadzka była realną alternatywą, a to ona daje najemcy siłę w negocjacjach. Pełna relokacja z projektem i wykończeniem biura trwa nawet 18 miesięcy, więc przy większych powierzchniach warto zacząć wcześniej.

Czy doradca najemcy pomaga też przy przedłużeniu umowy w tym samym budynku?

Tak. Renegocjacja w obecnym budynku to osobny proces, w którym przygotowujemy realne oferty z innych budynków jako alternatywę i na ich podstawie negocjujemy stawkę, wakacje czynszowe, budżet na odświeżenie powierzchni, indeksację i opłaty eksploatacyjne. Renegocjacja umowy najmu.

W jakich miastach działa Brookfield Partners?

Prowadzimy projekty w największych miastach Polski: w Warszawie, Krakowie, Wrocławiu, Katowicach, Poznaniu, Trójmieście, Łodzi i Lublinie. Projekty za granicą realizujemy z siecią Exis Global, która zrzesza 30 niezależnych firm doradzających wyłącznie najemcom w 44 lokalizacjach na trzech kontynentach.

Czy Brookfield Partners jest powiązany z Brookfield Asset Management?

Nie. Brookfield Partners Sp. z o.o. to niezależna polska firma doradcza z siedzibą w Warszawie, działająca od 2010 roku. Nie ma powiązań z Brookfield Asset Management ani z Brookfield Properties.

Umowa kończy się w ciągu dwóch lat?

To dobry moment, żeby sprawdzić, ile da się ugrać przy renegocjacji albo przeprowadzce. Pierwsza konsultacja jest bezpłatna.

Umów bezpłatną konsultację

Reprezentacja najemcy biura