100% po stronie najemcy

Nie reprezentujemy wynajmujących ani deweloperów. Nigdy. Na czym polega reprezentacja najemcy

Raport rynkowy jako fundament

Każdy projekt zaczyna się od twardych danych, nie od opinii.

Stay vs Go równolegle

Renegocjacje i poszukiwania prowadzone jednocześnie - decyzja na porównywalnych warunkach.

Jeden punkt kontaktu

Od strategii po klucze. Bez koordynacji pięciu firm po Twojej stronie.

Sześć obszarów współpracy

Reprezentacja najemcy

Dwa scenariusze, w których zaczynamy

Najemca biura staje zwykle w jednym z dwóch punktów: wchodzi na rynek po nową powierzchnię albo kończy się umowa i chce poprawić warunki w obecnej lokalizacji. Dla obu mamy uporządkowany proces.

01

Reprezentacja najemcy

Wsparcie na każdym etapie procesu najmu - od strategii do podpisu umowy.

Reprezentacja najemcy to wyspecjalizowane doradztwo wynajmu biura - od strategii i analizy rynku, przez selekcję lokalizacji i RFP, po negocjacje warunków komercyjnych i finalizację umowy. Brookfield Partners reprezentuje wyłącznie najemców, bez konfliktu interesów z wynajmującymi.

Zyskujesz wsparcie na każdym etapie procesu - od zaplanowania strategii, przez wybór optymalnych opcji, aż po finalizację umowy. Tworzymy uporządkowany proces, który minimalizuje Twoje ryzyka i maksymalizuje efekt negocjacji na Twoją korzyść.

Co obejmuje

  • Strategia najmu i raport rynkowy dla Twojej lokalizacji
  • Harmonogram procesu i koordynacja wszystkich działań
  • Selekcja lokalizacji: long list, short list, prezentacje i wizytacje
  • Przygotowanie i prowadzenie zapytań ofertowych (RFP)
  • Analizy porównawcze ofert i macierze decyzyjne
  • Negocjacje warunków komercyjnych z wynajmującymi
  • Wsparcie techniczne i prawne przy weryfikacji ofert i umowy
  • Koordynacja podpisania umowy
02

Renegocjacje umów najmu

Lepsze warunki przy pozostaniu w obecnej lokalizacji. Audyt umowy, kosztów i powierzchni.

Renegocjacja umowy najmu to uporządkowany proces budowania silnej pozycji wobec obecnego wynajmującego, oparty na analizie umowy, audycie technicznym i twardych danych rynkowych. Najemca uzyskuje lepsze warunki bez zmiany lokalizacji.

Otrzymujesz pełny obraz swojej umowy, kosztów i wykorzystania powierzchni, wraz z jasno wskazanymi obszarami do poprawy. Przekłada się to na lepsze warunki finansowe, większą elastyczność i dopasowanie biura do realnych potrzeb organizacji.

Co obejmuje

  • Analiza obecnej umowy najmu (warunki komercyjne i zapisy)
  • Audyt techniczny powierzchni biurowej i budynku
  • Audyt rozliczeń opłat eksploatacyjnych (service charge)
  • Analiza kosztów najmu i identyfikacja obszarów optymalizacji
  • Badanie potrzeb organizacji (workplace strategy)
  • Rekomendacje zmian w powierzchni i standardzie biura
  • Strategia renegocjacji i argumenty negocjacyjne
  • Negocjacje z obecnym wynajmującym
  • Wsparcie przy aneksie, przedłużeniu lub restrukturyzacji najmu
Od strategii do gotowych kluczy

Cztery kompetencje, jeden zespół, jedna odpowiedzialność

Negocjacja warunków najmu to początek. Pełna wartość projektu biurowego rozstrzyga się dalej - w strategii środowiska pracy, kontroli kosztów wykonania, projektowaniu i jakości fit-outu. Każdy z tych etapów prowadzimy wewnątrz jednej firmy.

03

Strategia środowiska pracy i zarządzanie zmianą

Workplace strategy oparte na danych. Plan komunikacji zmiany, monitoring po przeprowadzce.

Strategia środowiska pracy (workplace strategy) to projektowanie biura na podstawie twardych danych: wywiadów z interesariuszami, analizy wykorzystania przestrzeni i planów wzrostu organizacji. Zarządzanie zmianą obejmuje plan komunikacji, szkolenia i monitoring po przeprowadzce.

Twoje biuro to narzędzie biznesowe, nie tylko koszt za metr kwadratowy. Zyskujesz przestrzeń zaprojektowaną na podstawie twardych danych i realnych potrzeb organizacji. Przechodzisz przez zmianę spokojnie: od pierwszej zapowiedzi po pełną adaptację po przeprowadzce.

Co obejmuje

  • Wywiady i warsztaty z kluczowymi interesariuszami i zespołami
  • Analiza danych: wykorzystanie przestrzeni, struktura, plany wzrostu
  • Raport Strategii Środowiska Pracy z detalicznym zestawieniem przestrzeni w m²
  • Układ funkcjonalny - strefy i pomieszczenia na planie biura
  • Plan wewnętrznej komunikacji zmiany dopasowany do organizacji
  • Szkolenia i warsztaty dla managerów, ambasadorów zmiany, zespołów
  • Monitoring po przeprowadzce - badania opinii i ewaluacja efektów
04

Zarządzanie projektem i kosztami

Jeden punkt kontaktu zamiast koordynacji kilku firm. Pełna kontrola nad budżetem.

Project management to jeden punkt kontaktu zamiast koordynacji wynajmującego, projektantów, wykonawców i dostawców. Cost control oznacza weryfikację każdej wyceny i kontrolę budżetu w czasie rzeczywistym - od briefu po przeprowadzkę.

Projekt biurowy to dziesiątki interesariuszy, setki decyzji i jeden harmonogram. Masz jeden punkt kontaktu i pełną kontrolę nad budżetem dzięki transparentnemu raportowaniu. Twój projekt realizujemy w terminie i w budżecie - od briefu po przeprowadzkę.

Co obejmuje

  • Wsparcie techniczne w negocjacji technicznej części umowy najmu
  • Weryfikacja zakresu i wyceny przedstawionej przez wynajmującego
  • Struktura projektu, role, harmonogram z kamieniami milowymi
  • Koordynacja stron: wynajmujący, projektanci, wykonawcy, dostawcy
  • Kontrola i weryfikacja kosztów na każdym etapie
  • Przygotowanie i prowadzenie przetargów, porównanie ofert wykonawców
  • Nadzór nad realizacją: postęp, jakość, zgodność z dokumentacją
  • Zarządzanie i raportowanie ryzyk i zmian w projekcie
  • Odbiory, lista usterek, koordynacja relokacji
05

Projektowanie

Space plan, wizualizacje 3D, branding przestrzeni, dokumentacja techniczna.

Projektowanie biura w Brookfield Partners zaczyna się od strategii pracy organizacji, nie od tablicy inspiracji. Obejmuje space plan, wizualizacje 3D, branding przestrzeni, projekty mebli wbudowanych i pełną dokumentację techniczną.

Twoja przestrzeń odpowiada sposobowi pracy Twoich zespołów, materiały oddają język Twojej marki, a wszystkie rozwiązania techniczne mieszczą się w zakładanym budżecie i terminie realizacji.

Co obejmuje

  • Space plan
  • Koncepcja projektowa: tablica inspiracji, propozycje rozwiązań i materiałów
  • Wizualizacje 3D
  • Branding przestrzeni - integracja tożsamości wizualnej marki
  • Rozkład ścian, wykończenia, sufity, oświetlenie
  • Elewacje, przekroje, rysunki detali
  • Projekty mebli wbudowanych (recepcja, zabudowa kuchenna)
  • Foliowanie szkła, grafiki, dobór tapet
  • Dobór mebli ruchomych i wyposażenia dodatkowego
06

Budowa

Generalne wykonawstwo. Gotowe biuro pod klucz w terminie i budżecie.

Budowa biura (fit-out) w Brookfield Partners realizowana jest jako generalne wykonawstwo - jedna firma odpowiada za całość prac aranżacyjnych, koordynację podwykonawców i jakość wykonania. Najemca dostaje gotowe biuro pod klucz.

Pracujesz z generalnym wykonawcą, który bierze pełną odpowiedzialność za realizację, korzystając wyłącznie ze sprawdzonych podwykonawców. Zyskujesz czas, spokój i pewność, że biuro będzie zgodne z założeniami projektu.

Co obejmuje

  • Wycena prac aranżacyjnych
  • Wykonanie prac (instalacje, wykończenia, zabudowy, meble)
  • Koordynacja zakresu najemcy (IT, AV, meble ruchome, wyposażenie)
  • Bieżąca kontrola jakości i postępu prac, zarządzanie zmianami
  • Inspekcje w trakcie budowy, formalny odbiór i przekazanie dokumentacji

Stay vs Go

Stajesz przed jedną z kluczowych decyzji - pozostać w obecnej lokalizacji czy przenieść się do nowego biura. W modelu Stay vs Go prowadzimy oba scenariusze równolegle: renegocjacje z obecnym wynajmującym i pełny proces rynkowy z konkurencyjnymi ofertami. Decyzja zapada na podstawie porównywalnych warunków i pełnego obrazu kosztów, ryzyk i możliwości - a nie założeń.

Scenariusz Stay

  • Audyt obecnej umowy i kosztów najmu
  • Audyt techniczny powierzchni i budynku
  • Strategia renegocjacji i argumenty negocjacyjne
  • Negocjacje aneksu lub przedłużenia z obecnym wynajmującym

Scenariusz Go

  • Long list, short list, prezentacje i wizytacje
  • Pełne RFP i analizy porównawcze ofert
  • Negocjacje warunków komercyjnych
  • Porównywalny arkusz Total Cost of Occupancy (TCO)

Audyt techniczny

Stan techniczny budynku to argument w negocjacjach z wynajmującym i sposób na uniknięcie problemów po przeprowadzce. Wchodzisz w rozmowy z udokumentowaną listą usterek i ograniczeń.

Co obejmuje
  • Inspekcja stanu instalacji: HVAC, elektryka, sanitarka, teletechnika
  • Ocena akustyki, jakości powietrza, oświetlenia
  • Identyfikacja usterek, wad budowlanych i ograniczeń konstrukcyjnych
  • Weryfikacja zgodności z normami i przepisami
  • Ocena możliwości wykonania planowanego fit-outu
  • Raport z rekomendacjami i argumentami technicznymi do negocjacji

Doradztwo akustyczne

Akustyka biura wpływa bezpośrednio na komfort i koncentrację pracowników. Angażując akustyka już na etapie planowania, unikasz problemów akustycznych i kosztownych zmian w trakcie i po realizacji projektu.

Co obejmuje
  • Audyt - pomiary i ocena akustyki przestrzeni
  • Analiza dokumentacji projektowej pod kątem rozwiązań akustycznych
  • Rekomendacje efektywnych rozwiązań
  • Wizualizacja audio - symulacja, jak przestrzeń będzie "brzmieć" po wykończeniu

Audyt opłat eksploatacyjnych

Opłaty eksploatacyjne to drugi po czynszu i najmniej kontrolowany koszt. Wynajmujący rozlicza je rocznie - dostajesz fakturę z jedną kwotą i rzadko wiesz, co dokładnie się na nią składa. Płacisz wyłącznie za koszty faktyczne, uzasadnione i zgodne z umową.

Co obejmuje
  • Analiza zapisów umowy najmu dotyczących opłat eksploatacyjnych
  • Weryfikacja rocznego rozliczenia kosztów
  • Porównanie pozycji ze stawkami rynkowymi
  • Weryfikacja sposobu alokacji kosztów na poszczególnych najemców
  • Identyfikacja nadpłat i przygotowanie dokumentacji do reklamacji
  • Wsparcie w negocjacjach zwrotu nadpłat z wynajmującym
Dowiedz się więcej o audycie

Doradztwo prawne

Umowa najmu to dokument na 5-10 lat, który wiąże Cię z wynajmującym w setkach drobnych spraw - od warunków wypowiedzenia po obowiązki przywrócenia stanu pierwotnego. Większość zapisów standardowych umów jest napisana z perspektywy wynajmującego.

Co obejmuje
  • Przegląd umowy najmu lub aneksu pod kątem ryzyk dla najemcy
  • Analiza zapisów: indeksacja czynszu, opłaty eksploatacyjne, kary umowne
  • Weryfikacja warunków wypowiedzenia, opcji przedłużenia, prawa pierwszeństwa
  • Analiza obowiązków przywrócenia stanu pierwotnego
  • Ocena zabezpieczeń
  • Wsparcie negocjacji konkretnych zapisów - propozycje zmian, kontrargumenty
  • Audyt prawny obecnej umowy (przy renegocjacji lub planowaniu wyjścia)

Brookfield Partners vs agencje pełnoobsługowe

Najwięksi gracze na rynku doradztwa nieruchomościowego obsługują jednocześnie najemców i wynajmujących. To nie krytyka modelu - to fakt, który przekłada się na sposób prowadzenia procesu.

Aspekt
Brookfield Partners
Agencje pełnoobsługowe (dual representation)
Reprezentacja
Wyłącznie najemcy. Nigdy wynajmujący.
Obie strony transakcji - najemcy i wynajmujący - często w tym samym budynku.
Konflikt interesów
Wykluczony.
Prowizje od obu stron transakcji.
Zakres usług
Pełny: strategia, negocjacje, workplace, projektowanie, fit-out, audyty.
Najczęściej selekcja i negocjacje - reszta przez podwykonawców.
Studio projektowe
Wewnętrzne studio: ECO, SMART, PREMIUM.
Zewnętrzne biura projektowe lub osobne marki w grupie.
Punkt kontaktu
Jeden zespół, jedna odpowiedzialność, od briefu po klucze.
Wiele zespołów i podmiotów dla różnych etapów projektu.
Sieć międzynarodowa
Exis Global - 30 firm partnerskich, 44 lokalizacje, 800+ ekspertów (wyłącznie reprezentacja najemców).
Globalne sieci własne, ale obsługujące obie strony transakcji.

Porozmawiajmy o Twojej sytuacji

Pierwsza rozmowa jest bezpłatna i niezobowiązująca. Po 30 minutach wiesz, w którym scenariuszu jesteś, jakie masz opcje i od czego warto zacząć.

Reprezentacja najemcy - najczęstsze pytania

Czym jest reprezentacja najemcy?
Reprezentacja najemcy to model doradztwa, w którym doradca działa wyłącznie na rzecz firmy wynajmującej biuro - nigdy właściciela budynku. Obejmuje analizę potrzeb i rynku, przygotowanie RFP, negocjacje warunków komercyjnych i nadzór nad transakcją. Brookfield Partners jest najdłużej działającą w Polsce firmą doradczą w tym modelu: 16+ lat, 600+ projektów, 250 000+ m² wynegocjowanej powierzchni.
Kim jest doradca najemcy i czym różni się od agenta wynajmującego?
Doradca najemcy reprezentuje wyłącznie firmę szukającą biura lub renegocjującą umowę. Agent wynajmującego działa na zlecenie właściciela budynku i jego celem jest najwyższy możliwy czynsz oraz wynajęcie konkretnego obiektu. Doradca najemcy siedzi po przeciwnej stronie stołu: negocjuje najniższy realny koszt i najbezpieczniejsze zapisy umowy.
Ile kosztuje reprezentacja najemcy?
Wynagrodzenie ustalamy indywidualnie przed rozpoczęciem współpracy i w większości przypadków jest ono pokrywane z budżetu wynajmującego, więc klient nie ponosi dodatkowych kosztów. Średni zwrot dla naszych klientów to 4-5x wartość honorarium: każda 1 zł inwestycji w doradztwo daje ponad 4 zł oszczędności w warunkach najmu.
Dla jakiej wielkości biur ma to sens?
Pracujemy z firmami zajmującymi od 500 do 10 000+ m², zatrudniającymi od 50 do ponad 1000 osób biurowych. Przy mniejszych metrażach korzyść z profesjonalnych negocjacji zwykle nie pokrywa nakładu pracy po obu stronach.
W jakich miastach działacie?
Warszawa, Kraków, Wrocław, Trójmiasto, Katowice, Poznań, Łódź i Lublin. Dla Krakowa prowadzimy osobną stronę: doradca najemcy biur w Krakowie. Dla Warszawy policzyliśmy, ile kosztuje i jak wynająć biuro 1 000 m². Przez sieć Exis Global obsługujemy też potrzeby międzynarodowe - 30 firm partnerskich, 44 lokalizacje, trzy kontynenty.
ZadzwońBezpłatna konsultacja