Kto naprawdę płaci doradcy na rynku biurowym?

Przewodnik po modelu wynagrodzenia w doradztwie biurowym. Co warto wiedzieć przed podpisaniem umowy najmu.

Usługi niezależnego doradcy najemcy bywają przedstawiane jako „darmowe". W praktyce sytuacja jest bardziej złożona, a zrozumienie, kto, komu i za co płaci, przekłada się bezpośrednio na warunki Twojej umowy najmu. Poniżej wyjaśniamy, jak działa rynkowy model wynagradzania firm doradczych w Polsce, kiedy najemca realnie korzysta na obecności doradcy, a kiedy powinien zachować szczególną czujność.

Jak działa model wynagrodzenia doradcy

Niezależny doradca pracuje na rzecz najemcy, jednak jego wynagrodzenie najczęściej nie pochodzi bezpośrednio od klienta. W standardowym modelu rynkowym jest ono wypłacane z budżetu właściciela budynku biurowego, w którym dochodzi do podpisania umowy najmu. Strony mogą oczywiście umówić się inaczej, bo klient ma prawo zaproponować własny, dowolny model rozliczenia ze swoim doradcą.

Czy klient pośrednio ponosi koszt firmy doradczej?

Krótka odpowiedź brzmi: tak. Choć najemca nie płaci doradcy bezpośrednio z własnej kieszeni, koszt ten jest de facto wliczony w warunki najmu. Mimo że wiele firm doradczych reklamuje swoje usługi jako „darmowe", z perspektywy ekonomicznej najemca partycypuje w ich finansowaniu.

Jak to wygląda w praktyce

Właściciele większości budynków biurowych pozwalają potencjalnemu najemcy wybrać firmę doradczą, która poprowadzi go przez proces i może dostarczyć dodatkowe usługi niezbędne do realizacji najmu, takie jak analiza zapotrzebowania, projekt biura czy nadzór nad aranżacją. Jest to forma zachęty dla najemcy, wkalkulowana w ogólny koszt jego pozyskania.

Wynajmujący wypłaca doradcy prowizję „od sukcesu", czyli za doprowadzenie do podpisania umowy. Koszt ten, podobnie jak wydatki na pracowników, marketing, obsługę prawną czy architektów, uwzględnia później w kalkulacji stawek czynszu. W efekcie najemca płaci czynsz, który zawiera już wszystkie te pozycje, niezależnie od tego, czy w pełni korzysta z usług doradczych, czy nie.

Czy najem z udziałem doradcy jest droższy?

Najczęściej nie. Wbrew intuicji obecność niezależnej firmy doradczej zwykle nie podnosi kosztu najmu, a często go obniża. Składa się na to kilka przyczyn.

• Warunki cenowe są ustalone z wyprzedzeniem. Wynajmujący mają z góry uzgodnione z bankami finansującymi inwestycję stawki, po jakich mogą wynajmować powierzchnie. Wynagrodzenie dla firm doradczych nie jest objęte umową najmu, więc wynajmujący nie udziela rabatu wyłącznie dlatego, że klient przyszedł bez pośrednika.
• Niezależny pośrednik wynegocjuje więcej. Udział profesjonalnej firmy doradczej pozwala zazwyczaj uzyskać warunki średnio o kilkanaście procent lepsze niż w negocjacjach prowadzonych bezpośrednio przez najemcę.
• Pakiet usług dodatkowych. W ramach wynagrodzenia doradca może udostępnić najemcy zespół specjalistów: architekta wnętrz, doradcę technicznego, ekspertów budowlanych czy project managera, których klient musiałby w innym wypadku zatrudnić samodzielnie.

Dla przykładu: jeśli transakcja zostanie zrealizowana bez udziału firmy doradczej wybranej przez najemcę, wynajmujący i tak nie obniży czynszu. Zwykle przekaże zaplanowane wynagrodzenie swojemu własnemu doradcy (agentowi wyłącznemu budynku) albo, ze względu na zobowiązania wobec banku, po prostu nie zmieni warunków cenowych.

Kiedy najemca realnie przepłaca

Istnieją sytuacje, w których model wynagrodzenia może działać na niekorzyść najemcy. Warto je znać, żeby świadomie wybrać partnera do procesu negocjacji. Ryzyko pojawia się, gdy:

• firma doradcza działa w nietransparentnym modelu wynagrodzenia i negocjuje z wynajmującym stawkę wyższą niż standard rynkowy, przerzucając różnicę na warunki kontraktu;
• doradca reprezentuje jednocześnie obie strony transakcji (konflikt interesów) lub w rzeczywistości działa w interesie wynajmującego;
• firma doradcza współpracuje z ograniczoną listą właścicieli i nie analizuje pełnej oferty rynku;
• doradca jest zależny od właściciela budynku, np. pełni funkcję agenta wyłącznego, zarządcy lub obsługuje sprzedaż nieruchomości, i w konsekwencji nie negocjuje wystarczająco stanowczo;
• agent promuje ofertę budynku, w którym ma najwyższą prowizję, zamiast tej najlepszej dla klienta;
• doradca nie oferuje dodatkowych usług o wysokiej wartości, niezbędnych do sprawnej realizacji najmu;
• klient nie otrzymuje pełnej listy dostępnych ofert na rynku.

Podsumowanie

Koszt doradcy najemcy jest zaszyty w cenie najmu biura, nawet jeśli najemca nie widzi go bezpośrednio. To standard rynkowy, analogiczny do doradztwa kredytowego czy modelu wynagradzania agentów ubezpieczeniowych. Sama konstrukcja wynagrodzenia nie jest zła. Problem pojawia się dopiero wtedy, gdy brakuje transparentności albo gdy doradca ma wielu panów.

O co warto zadbać w praktyce:

• wybieraj firmę reprezentującą wyłącznie najemców, bez ryzyka konfliktu interesów;
• upewnij się, że doradca nie reprezentuje wynajmujących, z którymi będziesz negocjować (agent wyłączny, zarządca, obsługa sprzedaży budynku);
• zadbaj o transparentny model wynagrodzenia i jasno określ motywację agenta w umowie współpracy;
• zweryfikuj pakiet usług dodatkowych, jakie doradca zapewnia w ramach wynagrodzenia;
• rozważ włączenie elementu performance fee, jeśli zależy Ci na maksymalnie ambitnym podejściu do negocjacji.

Potrzebujesz naszego wsparcia? Napisz!

Filip Kościkiewicz Partner [email protected]