Najem biura przez urząd, agencję albo spółkę publiczną jest wyłączony z Prawa zamówień publicznych, ale usługa doradcy najemcy już nie. Jeśli podmiot sam płaci doradcy i wartość umowy przekracza 170 tys. zł netto, musi przeprowadzić postępowanie. Gdy doradcy płaci wynajmujący, umowa jest dla podmiotu nieodpłatna i nie jest zamówieniem publicznym. W obu przypadkach trzeba udokumentować rozeznanie rynku i rynkowość czynszu, bo to sprawdzają NIK i regionalne izby obrachunkowe.
Podmiot publiczny może wynająć biuro bez przetargu, ale nie bez dowodu, że wybrał rozsądnie. Ustawa Prawo zamówień publicznych wyłącza najem z procedur, więc o wyborze budynku decyduje kierownik jednostki albo zarząd spółki. Wydatek nadal musi być celowy i oszczędny, a decyzję może później sprawdzić NIK. Poniżej wyjaśniam, kiedy wybór doradcy najemcy podlega Pzp, kto mu płaci i jakie dokumenty powinny zostać po całym procesie.
Najem jest wyłączony z Pzp, doradztwo przy najmie nie
Art. 11 ust. 1 pkt 6 ustawy Prawo zamówień publicznych wyłącza z jej stosowania zamówienia, których przedmiotem jest nabycie własności lub innych praw do istniejących budynków lub nieruchomości. Komentarze do ustawy wprost odnoszą to wyłączenie także do najmu i dzierżawy. Uzasadnienie jest praktyczne: podmiot szuka konkretnej lokalizacji, więc przetarg na „dowolne biuro” nie miałby sensu.
Wyłączenie dotyczy jednak samej umowy najmu. Doradztwo przy najmie, analiza potrzeb czy projekt aranżacji to osobne usługi, a do usług ustawa ma zastosowanie na zwykłych zasadach. Dyrektywa 2014/24/UE, z której pochodzi to wyłączenie, mówi o zamówieniach na nabycie lub najem nieruchomości, a doradztwo najmem nie jest.
Ustawę stosują podmioty, które są zamawiającymi w jej rozumieniu: jednostki sektora finansów publicznych, ale też wiele spółek z udziałem Skarbu Państwa lub samorządu, jeśli zaspokajają potrzeby o charakterze powszechnym. Czy konkretna spółka jest zamawiającym, rozstrzyga jej dział prawny. Dalsza część tekstu zakłada, że jest.
Kto płaci doradcy i co z tego wynika dla procedury
Na rynku biurowym doradcę najemcy zwykle wynagradza wynajmujący budynku, w którym zostaje podpisana umowa. To równowartość dwóch-trzech miesięcznych czynszów przy umowie na co najmniej pięć lat. Model opisaliśmy szczegółowo we wpisie Kto naprawdę płaci doradcy na rynku biurowym? Dla podmiotu publicznego oznacza to dwie drogi.
Pierwsza możliwość: podmiot sam płaci doradcy. To zwykłe zamówienie na usługę. Od 1 stycznia 2026 r. ustawę stosuje się od 170 tys. zł netto, wcześniej było to 130 tys. zł. Poniżej progu wybór doradcy reguluje wewnętrzny regulamin zamówień. Powyżej obowiązuje tryb krajowy, a od 603 400 zł w administracji rządowej i od 930 960 zł u pozostałych zamawiających klasycznych procedura unijna. Progi unijne na lata 2026-2027 podaje obwieszczenie Prezesa UZP z 8 grudnia 2025 r.
Jak blisko progu jest typowe wynagrodzenie, pokazuje wykres poniżej. Przy biurze 1 000 m² i czynszu 15 EUR/m² dwa-trzy czynsze to 30-45 tys. EUR, czyli przy kursie 4,31 zł ok. 129-194 tys. zł. Biuro 2 000 m² jest już wyraźnie ponad progiem krajowym. Wartość zamówienia szacuje się za cały okres umowy z doradcą, więc dodatkowe usługi, na przykład nadzór nad aranżacją, też trzeba doliczyć.
Druga możliwość: doradcy płaci wynajmujący. Umowa podmiotu publicznego z doradcą jest wtedy nieodpłatna. Ustawa definiuje zamówienie jako umowę odpłatną (art. 7 pkt 32 Pzp), więc taka umowa nie jest zamówieniem publicznym. Tak samo rozumowano w opinii o wyborze brokera ubezpieczeniowego wynagradzanego przez ubezpieczyciela, opublikowanej przez Urząd Zamówień Publicznych w 2010 r. Opinia dotyczy poprzedniej ustawy, ale warunek odpłatności się nie zmienił. Przed podpisaniem warto to potwierdzić z radcą prawnym jednostki.
Nieodpłatna umowa też wymaga przejrzystego wyboru
Naszym zdaniem podmiot publiczny powinien wybierać doradcę w trybie konkurencyjnym także wtedy, gdy nic mu nie płaci. Wystarczy zapytanie do trzech-czterech firm z kryteriami ustalonymi z góry: zakres usług, skład zespołu, doświadczenie z podobnymi najemcami i oświadczenie o konflikcie interesów. Wynagrodzenie doradcy i tak jest wliczone w czynsz, który zapłaci podmiot publiczny, więc „darmowy” doradca nie jest obojętny dla budżetu.
Najważniejsze kryterium to brak konfliktu interesów. Agencja, która jednocześnie wynajmuje powierzchnie w imieniu właścicieli, może polecić budynek swojego klienta. W sektorze publicznym takie ryzyko waży więcej, bo kontrola zapyta, dlaczego wybrano ten budynek, a nie inny. W umowie z doradcą warto zapisać oświadczenie, że nie reprezentuje on żadnego wynajmującego z krótkiej listy, oraz obowiązek ujawnienia wynagrodzenia, jakie otrzyma od wynajmującego.
Jak udokumentować rynkowość czynszu
Wyłączenie z Pzp nie zwalnia z zasad wydatkowania pieniędzy publicznych. Jednostki sektora finansów publicznych muszą wydawać środki w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów (art. 44 ust. 3 ustawy o finansach publicznych). Spółki z udziałem Skarbu Państwa lub samorządu odpowiadają przed radą nadzorczą i właścicielem, a ich statuty często wymagają zgody organów na umowy powyżej określonej wartości. NIK może kontrolować i jednych, i drugich.
Jak wygląda taka kontrola, pokazuje raport NIK z sierpnia 2019 r. o najmie nowej siedziby Komisji Nadzoru Finansowego. Izba uznała wynajęcie budynku przy ul. Pięknej 20 w Warszawie, o powierzchni 14,1 tys. m², za działanie niecelowe i niegospodarne. Czynsz miał wynosić ok. 15,5 mln zł rocznie plus ok. 4 mln zł opłat eksploatacyjnych, podczas gdy dotychczasowe rozwiązanie kosztowało łącznie ok. 7 mln zł rocznie.
Po procesie najmu w aktach powinny zostać:
- analiza potrzeb przygotowana przed rozmowami z wynajmującymi: liczba stanowisk, sposób pracy, wymagana powierzchnia, wymagania techniczne i lokalizacyjne;
- porównanie wariantów pozostania i przeprowadzki po całkowitym koszcie najmu w całym okresie umowy, czyli z indeksacją czynszu, opłatami eksploatacyjnymi, wakacjami czynszowymi, budżetem na aranżację i kosztem przeprowadzki;
- lista budynków spełniających wymagania i uzasadnienie odrzucenia tych, które odpadły;
- kryteria oceny ofert ustalone przed ich otwarciem oraz protokół porównania;
- kolejne wersje ofert z negocjacji, z których widać, co udało się poprawić;
- porównanie stawek z niezależnym źródłem danych rynkowych na dzień decyzji.
Wiele jednostek publikuje w BIP ogłoszenie o poszukiwaniu powierzchni. To dobry ślad przejrzystości, ale rozeznania rynku nie zastępuje: odpowiedzą na nie wynajmujący, którzy je zauważą, a nie wszyscy, którzy mają odpowiednią powierzchnię. Rozeznanie powinno objąć cały rynek w danej lokalizacji. Dla porównania OfficeList Pulse monitoruje w Warszawie 612 nowoczesnych budynków biurowych klasy A i B, a w Gdańsku 96.
Przedłużenie bez negocjacji jest dziś droższe niż rok temu
Najczęstszy scenariusz w sektorze publicznym to przedłużenie umowy w obecnym budynku, bo przeprowadzka wymaga zgód, budżetu i czasu. Wynajmujący o tym wie. Tymczasem rynek się zacieśnia: według OfficeList Pulse pustostany w Warszawie spadły do 7,52% na koniec III kwartału 2026 r., najniżej w serii prowadzonej od 2023 r., a w Gdańsku średni czynsz ofertowy wzrósł w ciągu roku o 11,2%. Szczegóły są w raportach Rynek biurowy Warszawa - III kwartał 2026 i Rynek biurowy Gdańsk - III kwartał 2026. Bez policzonej alternatywy podmiot publiczny negocjuje z pozycji, w której warunki dyktuje wynajmujący.
Renegocjację najlepiej zacząć 18-24 miesiące przed końcem umowy. W sektorze publicznym raczej bliżej 24 miesięcy, bo do zwykłego harmonogramu dochodzą zgody organów, planowanie budżetu i ewentualne postępowanie na wybór doradcy. Jednostka z umową kończącą się w 2028 r. powinna więc jeszcze w tym roku zdecydować, czy sama zapłaci doradcy, i zaplanować na to środki w budżecie na 2027 r., a rozmowy z wynajmującymi zacząć w pierwszym półroczu 2027 r.
Tekst opisuje przepisy według stanu na październik 2026 r. i nie jest opinią prawną. Zastosowanie ich w konkretnej jednostce warto potwierdzić z jej radcą prawnym.
