Czego brakuje w umowie najmu biura? Pięć postanowień, których nie wpisze wynajmujący

Transkrypcja

Transkrypcja rozmowy, zredagowana dla czytelności: usunęliśmy powtórzenia i wtrącenia, zachowując treść i kolejność wypowiedzi.

Filip Sarzyński: Dzisiaj moim gościem jest Marika Skonieczna, adwokatka, z którą chyba najczęściej pracujemy przy negocjacjach biur. Specjalizujesz się w umowach najmu, jesteś też tłumaczką przysięgłą.

Marika Skonieczna: Zgadza się, języka angielskiego.

Filip Sarzyński: Brałaś już udział w naszym The Office Podcast i może nawet nie wiesz, że to właśnie tamta rozmowa zainspirowała mnie, żeby cię zaprosić. Powiedziałaś wtedy: „dla mnie pułapką są przemilczenia w umowach". Poprosiłem cię o przygotowanie tematu: czego brakuje w umowie najmu biura, czyli pięć najważniejszych postanowień, których wynajmujący nie wpisze za ciebie.

Marika Skonieczna: Jest takie pięć kwestii, których właściwie nigdy nie ma, a są kluczowe dla najemcy. Nie pojawiają się nieprzypadkowo. Muszę przy tym powiedzieć, że część wynajmujących zaczyna dostrzegać rosnącą świadomość prawną najemców i wsparcie sztucznej inteligencji po ich stronie, więc niektórzy od razu adresują część tych kwestii. Dalej nie jest to jednak forma, która zabezpieczałaby najemcę w pełni, więc warto zwrócić na nie uwagę.

Filip Sarzyński: Wszyscy wynajmujący działają na swoich draftach, a większość najemców skupia się właśnie na tym drafcie i go negocjuje, zapominając, że o to wynajmującemu najczęściej chodzi. Pułapką jest to, czego w umowie nie ma, a nie to, co w niej jest.

Marika Skonieczna: Tak jest. Dostajemy projekt, odnosimy się do niego, zmieniamy to, co widzimy, ale zapominamy, że części rzeczy zupełnie tam nie ma. I nie ma co się obrażać: wynajmujący robi projekt zgodnie z własnym interesem i nie ma obowiązku działać na rzecz najemcy w roli jego doradcy. Od tego, całe szczęście, jesteśmy potrzebni my.

Filip Sarzyński: To przejdźmy do pierwszego punktu.

Marika Skonieczna: Pierwszy punkt jest spójny chronologicznie z tym, jak przebiega najem: zabezpieczenie na wypadek, gdy wynajmujący nie wydaje nam powierzchni w terminie. Najczęściej mamy w umowie wskazaną datę przekazania, ewentualnie datę rozpoczęcia, ale nie mówimy, co się dzieje, gdy ta data nadchodzi, a wynajmujący ma poślizg z pracami wykończeniowymi albo nie dostał jakiegoś pozwolenia. Okazuje się, że dramatyzując, od jutra nie mamy powierzchni. Zwykle wiemy chwilę wcześniej, ale coś z tym trzeba zrobić, a umowa zostawia nas z pustym miejscem. To jest właśnie to przemilczenie.

Marika Skonieczna: W trakcie negocjacji trzeba spojrzeć na własną sytuację. Inaczej wygląda ona, gdy do tej pory siedzimy na swojej powierzchni, we własnym budynku, i po prostu przestajemy się w nim mieścić, bo w grupie jest ekspansja. Wtedy nikt nas nie wyrzuca, więc wystarczającą sankcją będzie dodatkowy rabat w czynszu po przeprowadzce. Prawdziwy problem robi się wtedy, kiedy kończy nam się umowa, a co gorsza nie ma z kim rozmawiać o jej przedłużeniu. W niektórych miejscach dogadamy się na aneks i zostaniemy dwa, trzy miesiące. Jeśli się nie da, bo na tę powierzchnię jest już nowy najemca i wynajmujący musi szybko zacząć jego fit-out, zostaje nam szukanie coworkingu na chwilę, podwójna przeprowadzka albo wysłanie ludzi na pracę zdalną, o ile charakter działalności w ogóle na to pozwala. Do tego trzeba dopasować sankcje: możemy działać na wynajmującego karą umowną albo uzgodnić, że na ten czas da nam inne pomieszczenia w budynku, nie w naszym standardzie, ale jednak.

Filip Sarzyński: To było rozwiązanie bardzo popularne jeszcze kilka lat temu. W tym momencie po prostu brakuje wolnych powierzchni. Czy Wola, czy Śródmieście, poziom pustostanów jest bardzo niski, w całej Warszawie poniżej ośmiu procent. To, co działało przez wiele lat, dziś niestety rozwiązaniem nie jest.

Marika Skonieczna: Dokładnie. Natomiast coraz popularniejsze są biura flexowe i coworkingi. Miałam niedawno w umowie zapis, że w przypadku takiego opóźnienia wynajmujący pokryje koszt wynajęcia powierzchni albo wykupienia członkostwa w coworkingu oraz koszty przeprowadzki. Wszystko zależy od sytuacji najemcy, rodzaju działalności i możliwości wynajmującego, bo ci, którzy mają wiele budynków, łatwiej żonglują powierzchnią tymczasową. To element, który warto sobie zapewnić, bym powiedziała kluczowy. Rzadko widuję, żeby umowa przewidywała tu cokolwiek poza rabatem w czynszu.

Filip Sarzyński: Rabat albo kara umowna. Tylko to dalej nie jest rozwiązanie, bo firmom chodzi o prowadzenie biznesu, a nie o dodatkowe środki.

Marika Skonieczna: Kara umowna może być satysfakcjonująca, jeżeli jej wysokość pokryje koszt coworkingu albo opłatę za bezumowne korzystanie z powierzchni, na której zostajemy. To jest ryzykowne, bo zawsze może się skończyć użyciem wobec nas trzech siódemek i wyrzuceniem z powierzchni. Ale zakładam, że w niektórych przypadkach możemy chwilę przedłużyć naszą bytność w starym budynku, pokrywając opłatę za bezumowne korzystanie z kary umownej od wynajmującego.

Filip Sarzyński: Ten punkt możemy odhaczyć. Przejdźmy do następnego.

Marika Skonieczna: Różnice w zabezpieczeniu. Zazwyczaj mamy do wyboru gwarancję albo kaucję. Większość najemców decyduje się na gwarancję, bo nikt nie lubi mrozić gotówki. Kaucje widuję u firm, które dopiero weszły na rynek i się rozwijają, bo nie mają jeszcze przećwiczonego procesu gwarancyjnego. Gwarancja najczęściej jest na rok, czyli co roku idziemy ją odnowić. Kiedy wynajmujący może żądać jej uzupełnienia? W oczywistym przypadku wtedy, gdy czegoś nie zapłaciliśmy i ściągnął z niej środki, co jest konsekwencją naszych przewinień. Ale gwarancja musi być uzupełniana również wtedy, gdy jej wartość odbiegnie od wskazanej w umowie, a wylicza się ją przez odniesienie do czynszu lub kosztów eksploatacyjnych. Jeżeli ma mieć wartość trzykrotności bieżącego czynszu i trzykrotności opłat, a te wartości co roku fluktuują, to teoretycznie może się okazać, że w marcu wystawiamy gwarancję, w maju dowiadujemy się o zmianie opłat eksploatacyjnych, w czerwcu o zmianie czynszu i trzy razy musimy iść do banku.

Marika Skonieczna: Warto więc zabezpieczyć w umowie, żeby po gwarancję nie trzeba było, kolokwialnie mówiąc, chodzić częściej niż raz w roku. Są dwa sposoby. Pierwszy to procent, poniżej którego nie trzeba nic robić: wpisujemy, że jeśli różnica wynikająca ze zmiany czynszu i opłat wyniesie, zależnie od ustaleń, pięć, siedem albo dziesięć procent, uzupełniamy ją dopiero wtedy, gdy przychodzimy z coroczną nową gwarancją. Drugi to możliwość częściowego zapewnienia zabezpieczenia w gotówce, czyli wymieszanie gwarancji i kaucji: gdy poziom gwarancji spadnie o trzy, cztery, pięć procent, nie przechodzimy całego żmudnego procesu w banku, tylko chwilowo przelewamy brakującą kwotę na konto wynajmującego, a przy rocznym odnowieniu gwarancji wynajmujący nam ją zwraca.

Marika Skonieczna: Co do zasady wynajmujący tego nie robią, a kwestia gwarancji jest w umowie bardzo wrażliwa, zawsze obwarowana karami i wypowiedzeniami. Wyobrażam sobie sytuację, w której ktoś chce się najemcy pozbyć z zupełnie innych powodów, bo ma lepszego klienta albo bo główny najemca w budynku chciałby poszerzyć swoje piętra. Wzywanie co chwilę do uzupełnienia gwarancji z tego i tego powodu jest wtedy bardzo prostym mechanizmem, żeby tego najemcę, brzydko mówiąc, wykurzyć albo skorzystać z wypowiedzenia.

Filip Sarzyński: To postanowienie trzeba mieć wpisane, bo samo załatwienie gwarancji jest po prostu upierdliwe.

Marika Skonieczna: Dokładnie, to jest cała procedura banku. Ktoś musi to zrobić, są koszty pracy i czas, bo często zajmuje to bardzo dużo czasu.

Filip Sarzyński: Przejdźmy do trzeciego punktu.

Marika Skonieczna: Trzeci punkt, częściowo zwykle zagospodarowany, to audyt kosztów eksploatacyjnych. Bardzo często, jeżeli w ogóle występuje, jest opisany tak, że najemca może przejrzeć dokumenty i zgłosić zastrzeżenia, a nie ma powiedziane, czy wynajmujący musi je wziąć pod uwagę. Lepiej mieć procedurę audytu uregulowaną kompleksowo: ile może trwać, gdzie się odbywa, czy może przy niej być zewnętrzny profesjonalista i co się dzieje, jeżeli coś wykryjemy. Po pierwsze warto odwołać się do procedury corocznego rozliczenia opłat i stosować ją analogicznie, czyli jeśli wykryjemy nadwyżkę, wynajmujący zalicza ją na poczet kolejnych opłat albo zwraca. Po drugie koszty: audyt opłacamy my, ale jeżeli wykryjemy różnicę istotną i zauważalną, zwykle odwołuję się do pięciu procent, dobrze zapisać, że koszty audytu zwraca nam wynajmujący. Jeżeli to nie było ćwiczenie dla sportu, tylko faktycznie coś nas zaniepokoiło i mamy rację, i to nie o dwa złote, tylko o realną kwotę, to wynajmujący jako profesjonalista, któremu za te usługi płacimy w ramach opłaty eksploatacyjnej, powinien był rozliczyć to prawidłowo, więc powinien ponieść ten koszt.

Marika Skonieczna: Uwaga na marginesie: katalog kosztów eksploatacyjnych jest otwarty i wynajmujący go nie zamknie. Przy zmieniających się okolicznościach na rynku i na świecie, po covidzie i po wybuchu wojny blisko nas, pojawiło się tyle dodatkowych elementów i obowiązków wynajmującego, że nikt już nie zgadza się na katalog zamknięty. Możemy się jednak ratować katalogiem wyłączeń. Ostatnio pierwszy raz spotkałam się z tym w umowach Vastintu i to jedyny wynajmujący, u którego zauważyłam, że sam z siebie wychodzi z takim katalogiem. Co do zasady się nie pojawia, a dużo łatwiej potem robić audyt i pokazać listę, na którą wynajmujący już się zgodził. Może to być podatek dochodowy wynajmującego albo często pomijana kategoria, czyli koszty wykonawców, którzy robili w budynku naprawy wynikające z zaniedbań wynajmującego. Jeżeli nie robił konserwacji, nie sprawdzał instalacji, coś się zepsuło i trzeba było to naprawić, to ewidentnie jest naprawa wymagana dlatego, że nie dochował swoich obowiązków, więc nie powinniśmy być nią obciążani. Taka lista wyłączeń jest bardzo pomocna przy audycie i eliminuje spory.

Filip Sarzyński: Katalog zamknięty mógłby być nawet niekorzystny dla obu stron. Nikt nie chce się spotykać w sądzie i tłuc tam przez kilka lat. Katalog wyłączeń wydaje mi się najsensowniejszy, bo są w nim tylko kwestie niesporne. Chyba jest oczywiste, że niektórych kosztów nie powinno się wrzucać do opłat eksploatacyjnych.

Marika Skonieczna: W ramach anegdoty: pewien wynajmujący wrzucał swego czasu do opłat podróże służbowe członków zarządu.

Filip Sarzyński: Mówiłem o tym w jednym z poprzednich odcinków, z Maćkiem Banaszakiem. Mnie też obiło się o uszy, że jakieś dziesięć lat temu loty pracowników jednego z wynajmujących były wrzucane do opłat eksploatacyjnych. Nie wiem, czy to ta sama historia.

Marika Skonieczna: Jeżeli to nie ta sama historia, to widzimy, że zdarza się więcej niż raz. Warto czasami o ten audyt zadbać.

Filip Sarzyński: Maciej Banaszak powiedział, że przy audytach około dziewięćdziesięciu pięciu procent znalezionych błędów było na niekorzyść najemcy. To też o czymś świadczy, na czyją korzyść pracują firmy zarządzające. Przejdźmy do punktu czwartego.

Marika Skonieczna: Usuwanie wad. To temat rzeka, spróbuję podać go w pigułce, bo na negocjacjach schodzą nam na nim godziny. Zdarza się, że w umowie mamy wskazane, co się dzieje, gdy w trakcie najmu wystąpią wady związane z historiami dużego kalibru, czyli pożar, częściowe zawalenie budynku, coś w związku z siłą wyższą. Tu wynajmujący są skłonni sami podawać rozwiązania. Bardzo często przemilczana jest natomiast sytuacja, w której wystąpią wady z winy lub zaniedbania wynajmującego, a uwierz mi, to jest dużo częstsze niż pożar. Nie przeprowadza konserwacji w terminie albo nie wykonuje naprawy na sąsiedniej powierzchni w takim czasie, który ograniczyłby dalsze szkody, i w efekcie po wycieku obok u nas pojawia się grzyb. To są sytuacje, w których wynajmujący powinien był zadziałać jak profesjonalny zarządca, nie zrobił tego, a my zostajemy z uszkodzeniami. Większość umów nie podaje w ogóle rozwiązania albo słyszę, że przecież są profesjonalnym wynajmującym, więc muszą to naprawić. Na etapie rozmów wszyscy wszystko muszą i są chętni zrobić, w praktyce bywa bardzo różnie.

Marika Skonieczna: Powinniśmy więc wprowadzić procedurę: w jakim okresie wynajmujący ma dokonać naprawy i co się dzieje, kiedy tego nie robi, bo wzywamy go drugi raz, a grzyb się powiększa. Wykonanie zastępcze powinno być zatwierdzone przez sąd, więc nie bardzo możemy działać samodzielnie. Drugi powód jest taki, że możemy przy okazji wejść wynajmującemu w jego gwarancje systemowe i instalacyjne. Może je przez nas utracić, bo użyjemy niezatwierdzonego wykonawcy, i jeszcze obciąży nas kosztami związanymi z ich utratą. Kolejna rzecz: nie wiemy, czy ktoś nam zwróci koszty, bo wynajmujący powie, że tego nie zatwierdzał i że to nie są koszty rynkowe. Trzeba więc zabezpieczyć terminy, a po ich upływie kary umowne, które zmobilizują wynajmującego do działania. Warto też wskazać, co się dzieje, jeżeli dotknięta część powierzchni jest duża: od którego momentu uznajemy, że nie możemy korzystać z pomieszczeń, czy należą nam się pomieszczenia tymczasowe i czy możemy wyjść z umowy, jeśli sytuacja się przedłuża.

Marika Skonieczna: Przede wszystkim, co w ogóle traktujemy jako całkowitą niemożność korzystania. Pierwsza myśl jest taka, że powierzchnia w ogóle nie działa, zawalił się sufit, wszystko zalało. Ale powierzchnia może być kompletnie nieprzydatna również wtedy, gdy zalało nam serwerownię i nie możemy korzystać z internetu, a serwerownia to trzy procent metrażu. Albo gdy nie działają toalety, bo ze względu na wymagania BHP pracodawca nie może trzymać pracowników w pomieszczeniach bez działających toalet. Albo gdy nie ma wody w kuchni. Jeżeli ograniczalibyśmy się do tego, co jest całkowite powierzchniowo, to mówimy o małym skrawku, a de facto nie możemy używać całości, więc dobrze zadbać o ten katalog.

Filip Sarzyński: Są biznesy, jak biura coworkingowe, w których przy utracie powiedzmy trzydziestu procent powierzchni model po prostu przestaje się spinać finansowo. To temat rzeka, takich przypadków jest mnóstwo i wydaje mi się, że każdorazowo trzeba to dostosowywać do swojej działalności.

Marika Skonieczna: Dokładnie tak. Ogólna uwaga do wszystkich punktów jest taka, że przy umowie najmu trzeba patrzeć, jaki mamy rodzaj działalności i czego potrzebujemy: czy możemy w ogóle korzystać z pracy zdalnej, czy mamy pracę projektową i bez powierzchni nie prowadzimy działalności, czy używamy specjalnych urządzeń, których nie mamy w domu i z którymi ciężko przenieść się na powierzchnię tymczasową. Dlatego pierwsze, od czego prawnik powinien zacząć rozmowę z najemcą, to pytanie, jakie mają szczególne potrzeby. Zdarzyło mi się negocjować dla urzędu Skarbu Państwa, gdzie były bardzo wyśrubowane wymogi poufności i zupełnie inaczej trzeba było uregulować standardową rzecz, czyli wizyty wynajmującego w celu konserwacji. Absolutnie nie mogły odbywać się bez osoby wyznaczonej ze strony najemcy, bo w grę wchodziły kwestie badań i przetargów.

Filip Sarzyński: Wiadomo, że w takich przypadkach wynajmujący nie może sobie wchodzić na powierzchnię, kiedy chce. To musi być rejestrowane i ustalane.

Marika Skonieczna: Przejdźmy do ostatniego punktu, czyli prace wykończeniowe a gwarancja. Najczęściej wynajmujący dostosowuje powierzchnię pod nasze potrzeby i w związku z tym kupuje pewne sprzęty, wykonuje część prac wykończeniowych i instalacyjnych, a z tym wiążą się gwarancje, tak jak przy kupnie odkurzacza. Umowa mówi o tym, jakie naprawy powinien przeprowadzać najemca, ale nie uwzględnia, że na część tych rzeczy obowiązuje jeszcze gwarancja. Nie ma więc najmniejszej potrzeby, żebyśmy przez rok, dwa czy trzy, zależnie od zakresu, ponosili koszty takiej naprawy. Nie mówię o uszkodzeniach mechanicznych czy wynikających z nieprawidłowej eksploatacji, tylko o sytuacji, w której coś po prostu przestało działać.

Marika Skonieczna: Formalnie wynajmujący mógłby scedować na nas gwarancje przy przekazaniu powierzchni, ale to duży nakład pracy, trzeba sprawdzić postanowienia tych gwarancji i czy w ogóle można je przenieść, więc mało kto jest na to chętny. Lepiej wprowadzić procedurę, w której jeżeli coś się zepsuje w okresie gwarancyjnym, zgłaszamy się do wynajmującego, najczęściej do zarządcy, a zarządca koordynuje naprawę na podstawie gwarancji. W ten sposób nie ponosimy kosztów, których ponosić nie musimy.

Filip Sarzyński: Fajnie mieć listę gwarancji, ale raczej ciężko będzie ją uzyskać, to też dodatkowa praca.

Marika Skonieczna: Mamy natomiast zakres prac wykończeniowych. Może nie mamy zakresu gwarancji, ale mamy listę tego, co było robione, i możemy to weryfikować. Jeżeli coś było w zakresie fit-outu, to raczej jest nowe, a jeżeli jest nowe, raczej jest objęte gwarancją.

Filip Sarzyński: W każdym budynku jest zarządca i trzeba się do niego zwrócić. Jak już mówiliśmy, to my płacimy za zarządzanie, więc nikt nam nie robi przysługi. Nie chcemy przepłacać, a to jest najkrótsza droga, żeby nie przepłacać: zanim cokolwiek naprawimy, zwłaszcza jeśli to coś kosztownego, najlepiej pójść do zarządcy i zapytać, czy dana rzecz jest na gwarancji. Może jeszcze na szybko ten bonus, bo moim zdaniem jest naprawdę ciekawy i dosyć częsty, a prosty do uniknięcia.

Marika Skonieczna: Bonusem jest, w uproszczeniu, wersja językowa. W tej chwili mamy bardzo dużo wynajmujących będących de facto zagranicznym funduszem i ich wymogiem bardzo często jest umowa w języku angielskim. O ile samo to nie jest problemem, to przynajmniej ta umowa powinna być dwujęzyczna. W sytuacji, kiedy podpisujemy umowę tylko po angielsku, a wymaga ona tak zwanych trzech siódemek, czyli oświadczenia o poddaniu się egzekucji, zawsze co do wydania powierzchni, czasami też co do zapłaty, idziemy do notariusza, a notariusz ma sporządzić te trzy siódemki na podstawie naszej umowy. I co widzi? Wersję angielską. Żaden notariusz w Polsce, operujący pod ustawą o języku polskim i mający wyznaczony język urzędowy, nie sporządzi trzech siódemek wyłącznie na podstawie języka angielskiego. Co więcej, nie pomoże nam tu ChatGPT, bo potrzebne jest tłumaczenie poświadczone przez tłumacza przysięgłego. Co do zasady notariusze wymagają całej umowy, niektórzy zgadzają się na wyciąg, ale to dalej dwadzieścia parę stron. Jeżeli mamy przetłumaczyć całą taką umowę, to nie dość, że to jest czas, a czasami trzy siódemki trzeba dostarczyć przy napiętym harmonogramie dwa tygodnie po podpisaniu umowy, to zostajemy z kosztem nawet siedmiu, ośmiu tysięcy złotych, bo te umowy są, nie ukrywajmy, długie. Tłumacz nie zrobi tego w dwa dni i może się okazać, że przekraczamy termin, a zaraz nie zostanie nam wydana powierzchnia.

Filip Sarzyński: Jakie jest w takim razie rozwiązanie, żeby nie zapłacić tych siedmiu, ośmiu tysięcy?

Marika Skonieczna: Musimy zadbać o wersję polską już na etapie negocjacji, żeby umowa była najlepiej dwuszpaltowa, polsko-angielska. Jeżeli nie może być tylko po polsku, to żeby została podpisana również w polskiej wersji językowej. Ewentualnie, gdy wszystkim się spieszy, a termin na trzy siódemki jest dłuższy, można podpisać wersję angielską i zobowiązać wynajmującego do pokrycia kosztów takiego tłumaczenia.

Filip Sarzyński: Dokładnie to chciałem jeszcze dyskretnie zaproponować. Marika, dzięki wielkie, że znalazłaś czas. Mamy nie tylko pięć najważniejszych postanowień, których wynajmujący nie wpisze za ciebie, ale tak na dobrą sprawę sześć, bo był bonus. Dzięki jeszcze raz i do następnego spotkania, mam nadzieję już w Polsce.

Marika Skonieczna: Albo negocjacji. Pozdrowienia z Hiszpanii, światło może trochę zdradza inny klimat.