„Dla mnie pułapką są przemilczenia"

Marika Skonieczna jest prawniczką specjalizującą się w nieruchomościach komercyjnych, tłumaczką przysięgłą i malarką. W The Office Podcast rozmawia z Adrianem Martinezem i Anną Zawrotniak o tym, czego najemcy nie widzą w projektach umów najmu - i dlaczego najgroźniejsze bywa to, czego w umowie nie ma.

Prawnik, który woli nazywać siebie mediatorem

Marika trafiła do najmów komercyjnych przypadkiem - od rozmowy na siłowni z koleżanką pracującą u dewelopera. Została z wyboru, bo w kancelarii wysyłała dokumenty i nie wiedziała, co się z nimi dalej dzieje, a po stronie in-house widziała, jak umowy żyją: aneksy, przedłużenia, ludzie funkcjonujący w budynku.

Umowa najmu jest dla niej organizmem, nie transakcją. Nie kupujesz raz i się rozchodzicie - siedzicie w tym budynku pięć, siedem, dziesięć lat. Dlatego jej praca polega w dużej mierze na szukaniu kompromisu, a ulubione pytanie na negocjacjach brzmi: czego się państwo tak naprawdę boją? Bardzo często okazuje się, że gdy obie strony wyłożą intencję, decyzja jest spójna - spierały się tylko o brzmienie zapisu.

Słowa „wygrana" nie używa. Wygraną jest sytuacja, w której żadna strona nie wykorzystała swojej pozycji. Z jednym zastrzeżeniem: projekty umów wychodzą od wynajmującego i co do zasady większość postanowień jest napisana na jego korzyść. Negocjacje najemcy to więc, jak to nazywa, wydeptywanie sobie ochrony.

Dwie pułapki: przemilczenia i przemycone wyłączenia

Zapytana o pułapki wynajmujących, wskazuje dwie - i żadna nie jest tym, czego najemcy szukają.

Pierwsza to przemilczenia. Umowa ma dwa kluczowe obowiązki: najemca płaci czynsz i opłaty, wynajmujący udostępnia powierzchnię, która działa tak, jak miała działać. Bardzo często projekt umowy zupełnie pomija to, co się dzieje, gdy z powierzchnią jest coś nie tak. Całe sekcje o ograniczonym użytkowaniu bywają po prostu wycięte, bo prowadzą do obniżek czynszu. Problem jest strukturalny: gdy dostajesz umowę, poprawiasz to, co w niej jest - a tutaj trzeba wymyślić, czego brakuje.

Druga to wyłączenia kodeksu cywilnego, zwykle schowane w postanowieniach końcowych: „do umowy nie stosuje się artykułu X". Osoba, która nie jest prawnikiem, przechodzi obok takiego numerka obojętnie. Najczęściej wyłączany jest art. 664 KC, czyli obniżka czynszu przy wadach rzeczy najętej. Skutek: zalało trzy pomieszczenia, nie da się w nich pracować, a najemca nie ma prostej drogi do żądania obniżki.

Marika wskazuje też zapis, którego zwykle w umowach nie ma, a którego brak działa przeciwko najemcy: możliwość jednostronnej zmiany wysokości czynszu przez wynajmującego, przy której najemcy pozostaje wypowiedzenie umowy. W nieruchomościach komercyjnych przyjęta jest waloryzacja, więc wystarczy dopisać, że w związku z umówionym sposobem waloryzacji ten mechanizm się wyłącza. Wynajmujący zawsze się na to zgadza - tylko trzeba to zauważyć i podnieść.

Czynsz to nie wszystko

Najczęstszy błąd najemcy: negocjować wyłącznie stawkę. Umowa ma być guidebookiem na cały czas korzystania z budynku, a nie zestawieniem warunków komercyjnych. Przykłady z praktyki są rozbrajająco prozaiczne:

• Zmiana logo. Grupa zmienia identyfikację na całym świecie, a wynajmujący odpowiada, że szyld już zrobił i nowe kolory mu nie pasują do reszty budynku. Kto płaci, kto decyduje - jeśli nie ma tego w umowie, zostaje dobra wola.
• Zmiany aranżacyjne. Wysyłasz wniosek i wynajmujący może się zgodzić, może odmówić, a może w ogóle nie odpowiedzieć. Marika wpisuje wtedy zapis, że brak odpowiedzi w ciągu dwóch tygodni oznacza akceptację.
• Naprawy w godzinach pracy. Jeśli przyjmujesz gości i sale konferencyjne są krytyczne, to warto zapisać, że remonty odbywają się po godzinach.

Wniosek: zamiast liczyć na dobrą wolę, warto zamienić miękkie sytuacje w procedury z terminami.

„My się dogadamy" traci ważność w dniu sprzedaży budynku

To zdanie pada na negocjacjach nieustannie. Marika ma na nie dwie odpowiedzi. Pierwsza: skoro się dogadujemy, to zapiszmy. Druga: budynki są sprzedawane, a umowy najmu są długie. Nawet bez transakcji zespół po drugiej stronie za dwa lata może być zupełnie inny.

Przykład z jej praktyki: świetnie współpracujący wynajmujący sprzedał budynek funduszowi z Azji. Osoby zarządzające na miejscu musiały odtąd każdą zgodę uzgadniać za granicą, w innej strefie czasowej - więc zaczęły ograniczać zgody i rozmowy do minimum. Na samą sprzedaż zabezpieczyć się nie da. Ale im więcej rzeczy jest w umowie zautomatyzowanych lub obwarowanych terminem, tym łatwiej je potem wyegzekwować, niezależnie od tego, kto jest właścicielem.

Co realnie buduje pozycję negocjacyjną

Marika wylicza czynniki, które ustawiają rozmowę jeszcze przed pierwszym mailem:

• Wielkość powierzchni i długość najmu - umowę dziesięcioletnią negocjuje się znacznie łatwiej niż trzy- czy pięcioletnią z opcją breaka. Powód jest finansowy: większość budynków ma finansowanie bankowe, a umowy najmu są wyceniane. Im wyżej oceniona umowa, tym bardziej wynajmującemu na niej zależy.
• Stopień wynajęcia budynku - czy wynajmującemu się spieszy, czy na to piętro ma dwanaście zapytań. To informacja, którą warto zdobyć przed negocjacjami.
• Czas - i to wynajmujący wyczuwa najszybciej. Najemca, który za trzy miesiące musi się wprowadzić, negocjuje tylko rzeczy najważniejsze. Ten, który zmienia biuro dopiero za rok i ma w tle dwa inne budynki, może pozwolić sobie na dużo więcej.
• Rola w budynku - najlepszą pozycję mają anchor tenants, którzy biorą znaczną część budynku i od razu robią mu markę oraz wskaźnik wynajęcia do komunikatu prasowego.
• Siła marki - rozpoznawalny brand negocjuje z lepszej pozycji, bo sam jest wartością dla budynku.

Wada istotna czy nieistotna? Ekspert zamiast sądu

Najbardziej konfliktogenne są zapisy miękkie. Klasyk: odbiór powierzchni po pracach wykończeniowych. Najemca twierdzi, że wady są istotne i nie da się tam pracować, wynajmujący - że drobne, naprawi je w trakcie, ale czynsz płacimy od dziś. I co teraz?

Rozwiązanie, które Marika „wciska wszędzie, gdzie się da", to procedura eksperta: umowa wskazuje z góry podmioty, które w takiej sytuacji wydają opinię, i termin - na przykład siedem dni, po których opinia jest wiążąca. Alternatywą jest sąd, gdzie na rozprawę czeka się czasem dwa lata. Jak ironicznie zauważają rozmówcy, umowa może się do tego czasu skończyć.

„Nie możemy, bo bank" i inne argumenty bez treści

Ulubiona technika wynajmujących w jej odczuciu: „nie zgadzamy się, bo tak nie robimy". Marika częściowo ich rozumie - podmiot z kilkoma budynkami i kilkudziesięcioma umowami w każdym musi tym wszystkim zarządzać, a różne brzmienia zapisów to utrudniają. Ale ma na to kontrargument: najemca płaci w opłatach eksploatacyjnych za profesjonalne zarządzanie budynkiem, którego elementem jest analiza umów najmu i zarządzanie zgodnie z ich treścią.

Drugi argument tej kategorii to „nie możemy, bo bank". Tu sytuacja jest ciekawsza: w umowach finansowania faktycznie bywa kilka punktów absolutnie nie do ruszenia, a Marika wie, które to są, i tam nie dyskutuje. Problem w tym, że wynajmujący, wiedząc, że z tym argumentem nikt nie umie polemizować, używają go znacznie szerzej niż tam, gdzie ma zastosowanie. Realnie chodzi o trzy, może cztery kwestie.

Kary umowne: straszak z walorem psychologicznym

Niektórzy wynajmujący wpisują trzy kary za najpoważniejsze przewinienia, inni dają ich multum. Marika traktuje to raczej jako straszak: przy dużych umowach komercyjnych po obu stronach są profesjonaliści, egzekwowalność kar bywa bolesna, a gdy dzieje się coś poważnego, strony siadają do porozumienia. Nie wyobraża sobie ścigania pięciuset złotych za palenie w niedozwolonym miejscu przy umowie wartej miliony.

Walor psychologiczny jednak zostaje. Kto podpisuje umowę i widzi, że przy jej zerwaniu może musieć zwrócić dwa miliony, zastanowi się dwa razy.

ESG w umowie: wypełniacz, który potrafi ugryźć

Tu Marika sama zapowiada kontrowersję: ESG, wcześniej RODO, to w dzisiejszych umowach głównie wypełniacze. Wszyscy wiedzą, że postanowienia muszą się pojawić, zwłaszcza gdy wynajmujący należy do dużej grupy kapitałowej z własnym compliance, i większość osób pomija je w negocjacjach.

Ona patrzy na nie z jednego kątem: czy nie ma tam nadmiernych obowiązków. Miała umowę, w której najemca miał praktycznie wymagać od pracowników przyjazdów rowerem - nie „promować", nie „dążyć", ale wymagać. Zapis niewykonalny. A niebezpieczny staje się w połączeniu z przesłankami wypowiedzenia: jeśli naruszenie postanowień ESG pozwala rozwiązać umowę, wynajmujący z lepszą ofertą na tę powierzchnię ma gotowy kruczek. Dlatego zamienia „wymóg" na „dołożenie należytej staranności".

Praca hybrydowa zmienia to, o co warto walczyć

Praca hybrydowa nie jest już według niej trendem, a rzeczywistością - i realnie zmienia treść negocjacji. Marika pyta najemcę o model pracy na samym początku, bo od odpowiedzi zależy, jak twardo trzeba obwarować awarie.

Firma, której pracownicy mogą na dwa tygodnie pójść na zdalną, spokojnie zaakceptuje czternaście dni na usunięcie problemu z powierzchnią. Firma pracująca w zespołach roboczych albo korzystająca z drukarek 3D na miejscu - nie, bo poniesie realną stratę. Skrajny przypadek to operator coworkingu: jeśli nie może korzystać z powierzchni, nie tylko płaci czynsz, ale też nie zarabia, bo tę powierzchnię udostępnia dalej. Marika patrzy wtedy na umowę bardziej jak na hotelową niż biurową.

Czy AI przeczyta za Ciebie umowę najmu?

Marika jest też tłumaczką przysięgłą, więc ma z czym porównywać. W tłumaczeniach, które są znacznie bardziej powtarzalne, sztuczna inteligencja radzi sobie już bardzo dobrze: zleceń jest mniej, a w ogłoszeniach o pracę coraz częściej szuka się nie tłumacza, a weryfikatora.

W prawie najmu widzi to inaczej. Na kurs negocjacji wpływa mnóstwo czynników po obu stronach - wiek budynku, finansowanie, stopień wynajęcia, presja czasu - a mantrą prawniczą pozostaje „to zależy". Jak żartuje: żeby sztuczna inteligencja zastąpiła prawników, klienci musieliby wiedzieć, czego chcą. Na dziś to według niej narzędzie pomocne, zwłaszcza dla najemcy, który chce w ogóle zrozumieć swoją umowę, ale nie zastępujące.

Trzy rady przed pierwszymi negocjacjami

• Usiądź i wypisz potrzeby, zanim zaczniesz negocjować. Nie „potrzebujemy biura", ale: czy przyjmujemy dużo gości, czy naprawy mogą być robione w ciągu dnia, czy planujemy zmiany aranżacyjne, czy będziemy podnajmować, czy rejestrujemy pod tym adresem spółki zależne, czy chcemy prawo pierwszeństwa do powierzchni obok - żeby nie wylądować z piątym i dwudziestym piątym piętrem.
• Wylistuj, co przeszkadzało w obecnym biurze. Rzadko jest to pierwszy najem firmy, więc doświadczenie z poprzedniej umowy jest najlepszym materiałem wejściowym. Przekaż tę listę prawnikowi i doradcy.
• Nie bój się korzystać z ekspertów. To inwestycja długoterminowa, która oszczędza problemy na końcu. Z zastrzeżeniem: liczy się specjalizacja. Prawnik wewnętrzny zajmuje się tym, czym żyje spółka - umowami handlowymi, danymi osobowymi - a umów najmu co do zasady nie widuje. Jak mówi Marika, z problemem z oczami nie idzie się do kardiologa.

I jeszcze jedna obserwacja, która pada w rozmowie: w Polsce nadal chodzimy do prawnika, jak coś się już zepsuje, zamiast wtedy, gdy można to zapisać. A jeśli pewnych postanowień w umowie nie ma, na końcu nie da się wiele pomóc.

Na koniec: zakaz sprzedaży mokrej ryby

Zapytana o najbardziej absurdalną klauzulę, jaką widziała, odpowiada bez wahania: zakaz sprzedaży mokrej ryby - w umowie najmu dla kina. Wysuszona najwyraźniej byłaby dopuszczalna. Podejrzenie jest jedno: chodziło o zapach, a takie zapisy pojawiają się zwykle wtedy, gdy ktoś ma za sobą złe doświadczenie.

Drugi przykład z tej samej kategorii: najemca chciał dorabiać, wynajmując biuro w weekendy na sesje zdjęciowe i zdjęcia filmowe. Wynajmujący bardzo szczegółowo obwarował, jakich produkcji to nie może dotyczyć. Sądząc po nacisku na ten temat, również stało za tym doświadczenie.