Jak zbudować silną pozycję w negocjacjach umowy najmu biura

Decyzję o wyborze biura poprzedzają negocjacje warunków najmu w jednym, a często w kilku biurowcach. Myśląc o rozmowach z wynajmującymi i o decyzji, czy zostać, czy się przenieść (tzw. Stay vs Go), trzeba pamiętać, że pozycję negocjacyjną buduje się wcześniej, jeszcze przed rozmową o szczegółowych warunkach.

Od tego, jakie alternatywy przygotujesz, jak zaplanujesz harmonogram rozmów i czy utrzymasz konkurencję między wynajmującymi, zależy Twój komfort w negocjacjach i ich ostateczny wynik. Najważniejsza rada, jaką dajemy w tym zakresie klientom, brzmi: przejmij kontrolę. Poniżej opisujemy, co w tym pomaga.

Najemca chce zostać. Czy wynajmujący musi o tym wiedzieć?

Część naszych klientów i firm, z którymi rozmawiamy, otwarcie mówi, że jest zadowolona z biura i chce przedłużyć najem. Jeśli najemca jeszcze przed rozmową zasygnalizuje, że nie jest gotów na zmianę, osłabia znaczenie konkurencyjnych ofert i własną pozycję. Wygoda pozostania ma swoją cenę, a celem procesu jest ustalenie, czy oferowane warunki tę cenę uzasadniają. Preferencje najemcy powinny do końca negocjacji zostać między nim a jego doradcą.

Z naszego doświadczenia wynika, że niepewność wynajmującego co do ostatecznej decyzji najemcy sprzyja lepszej ofercie. Warunek jest jeden: możliwość wyboru innego rozwiązania musi być wiarygodna. Sama informacja, że „rozglądamy się na rynku”, niewiele znaczy, jeśli nie idą za nią konkretne działania.

BATNA, czyli co zrobimy, jeśli nie dojdziemy do porozumienia

W negocjacjach korzystamy z koncepcji BATNA, czyli najlepszej alternatywy na wypadek braku porozumienia (ang. Best Alternative to a Negotiated Agreement). Oferta innego budynku staje się realną alternatywą dopiero po sprawdzeniu dostępności, terminów, aranżacji powierzchni, kosztów prac wykończeniowych, wymogów technicznych, warunków finansowych i gotowości organizacji do zmiany.

Zdarza się, że alternatywa okazuje się tak dobra, że wbrew pierwotnym założeniom staje się preferowanym kierunkiem. Porównywalne i atrakcyjne opcje dają w negocjacjach dużą siłę. Pozwalają też wyznaczyć granicę ustępstw: wiemy, na jakie warunki możemy się zgodzić, a kiedy lepiej wybrać inne rozwiązanie.

BATNA ma termin ważności

Nawet bardzo dobra oferta przestaje być alternatywą, jeśli nie zdążymy przygotować biura i się do niego przeprowadzić. Dlatego harmonogram buduje się wstecz od daty, w której nowa powierzchnia musi być gotowa. Trzeba w nim uwzględnić negocjacje umowy, projekt, uzgodnienia i prace wykończeniowe, ale też decyzje wewnętrzne najemcy. Akceptacja zarządu czy centrali za granicą może potrwać dłużej niż kolejna runda rozmów z właścicielem.

W harmonogramie musi zostać rezerwa na opóźnienia. Jeśli cały proces udaje się tylko przy założeniu, że wszystko pójdzie zgodnie z planem, swoboda wyboru jest już mocno ograniczona. Po przekroczeniu pewnego momentu najemca staje się zależny od obecnego wynajmującego. Właściciel zna datę końca umowy i potrafi ocenić, czy przeprowadzka jest jeszcze wykonalna. Wtedy o przedłużeniu rozmawia się z zupełnie innej pozycji. Więcej o tym, kiedy zacząć, piszemy w tekście Kiedy zacząć renegocjację umowy najmu.

Dyscyplina wewnątrz firmy i kontrola informacji

Przewagę można stracić także we własnej organizacji. Wystarczy, że zarząd zbyt wcześnie przywiąże się do jednego budynku albo pracownicy usłyszą, że przeprowadzka pod konkretny adres jest przesądzona. Powrót do innych opcji staje się wtedy trudny, nawet jeśli preferowany wynajmujący nie daje satysfakcjonujących warunków.

Każdą poważnie rozważaną lokalizację trzeba oczywiście sprawdzić, również projektowo. Warto jednak odróżnić prace potrzebne do oceny powierzchni od zaangażowania, które w praktyce zamyka inne możliwości. Jeszcze przed negocjacjami trzeba uzgodnić kryteria wyboru, granice akceptacji oraz to, kto podejmuje decyzje i zatwierdza ustępstwa. Doradca powinien wiedzieć, z czym może wrócić do wynajmującego, a co wymaga dodatkowej zgody.

Tej samej dyscypliny wymaga komunikacja z rynkiem. Zdania w rodzaju „prezes nie wyobraża sobie innego adresu” czy „na przeprowadzkę nie mamy budżetu” potrafią zniweczyć tygodnie pracy. Warto ustalić, kto przedstawia stanowisko firmy i jaką rolę pełni w tym doradca. Przekazywane informacje muszą być prawdziwe, ale nie trzeba ujawniać wszystkich preferencji, ograniczeń ani maksymalnego budżetu.

Równoległe opcje i naprzemienne rundy negocjacji

Jednym z podstawowych elementów naszej metodologii jest prowadzenie procesu równolegle dla kilku lokalizacji, z naprzemiennymi rundami rozmów z ich właścicielami. Zaczynamy od krótkiej listy realnych opcji i ofert przygotowanych na porównywalnych założeniach. Potem wracamy do poszczególnych wynajmujących z oczekiwaniami, które uwzględniają wyniki dotychczasowych rozmów i pozycję danego budynku wobec konkurencji.

Jeśli na przykład jeden właściciel zwiększy budżet na aranżację, jego oferta może stać się korzystniejsza mimo wyższego czynszu. W rozmowie z drugim wynajmującym oceniamy wtedy, jaka zmiana warunków pozwoli jego propozycji pozostać konkurencyjną. Nie wymaga to przekazywania poufnych ofert ani ujawniania wszystkich ustaleń. Potrzebna jest rzetelna wiedza o różnicach między opcjami i jasne wskazanie, czego oczekujemy w kolejnej rundzie.

Porównujemy przy tym cały pakiet. Niższy czynsz może nie zrekompensować większych nakładów na start, kosztów przeprowadzki czy mniej korzystnej indeksacji. Każda kolejna oferta trafia więc do wspólnego zestawienia kosztów i ryzyk. Dzięki temu wiadomo, czy ustępstwo rzeczywiście poprawia wynik, czy tylko dobrze wygląda w podsumowaniu warunków komercyjnych.

Częstym błędem jest zbyt wczesne ogłoszenie zwycięzcy. Uzgodnienie czynszu, okresu najmu i zachęt nie kończy negocjacji. Podział odpowiedzialności za prace, zabezpieczenia, standard i termin wydania powierzchni mogą jeszcze mocno zmienić ocenę transakcji. Rezygnacja z pozostałych opcji powinna być świadomą decyzją, podjętą z wiedzą o tym, jak daleko uzgodniona jest umowa i czy preferowane rozwiązanie jest wykonalne. Alternatyw nie da się utrzymywać bez końca, ale warto wiedzieć, z czego się rezygnuje i co zostaje otwarte.

Ile wynajmującego naprawdę kosztuje utrata najemcy

Dla właściciela zatrzymanie najemcy ma konkretny wymiar ekonomiczny. Z jednej strony są ustępstwa potrzebne do przedłużenia umowy, z drugiej koszty i ryzyko ponownego wynajęcia powierzchni. Utracony czynsz w okresie pustostanu to dopiero początek tego rachunku.

Dochodzą do niego koszty utrzymania pustej powierzchni, marketingu, pracy zespołu komercjalizacji, prowizji oraz obsługi prawnej i technicznej kolejnej transakcji. Nowy najemca będzie oczekiwał okresów bezczynszowych i wkładu w aranżację. Czasem trzeba podzielić duży moduł, przebudować instalacje albo dostosować biuro do zupełnie innego sposobu użytkowania. Dopiero po zsumowaniu tych pozycji widać, ile właściciel zyskuje, przedłużając współpracę z obecną firmą.

Nie znaczy to, że wynajmujący zawsze będzie chciał zatrzymać najemcę za wszelką cenę. Może mieć chętnego na wyższy czynsz, sąsiada, który potrzebuje dodatkowej powierzchni, albo możliwość korzystniejszego podziału piętra. Dobry doradca bada więc także alternatywy właściciela i sprawdza, na ile jego deklaracje znajdują potwierdzenie w sytuacji budynku. Nie każdą informację da się zdobyć, ale im lepiej rozumiemy ten rachunek, tym trafniej oceniamy, ile jeszcze można uzyskać.

Ustępstwa mają różną wartość dla obu stron

Najemcy i wynajmującemu nie zawsze najbardziej zależy na tych samych elementach umowy. Dla firmy priorytetem może być ograniczenie wydatków na uruchomienie biura albo możliwość zmniejszenia powierzchni w przyszłości. Właściciel może przywiązywać większą wagę do długości zobowiązania, ciągłości przychodów czy poziomu czynszu nominalnego. Rozpoznanie tych różnic pozwala zaproponować wymianę ustępstw, którą obie strony uznają za korzystną.

Jeśli najemca planuje zostać w danej lokalizacji na dłużej, może rozważyć dłuższą umowę w zamian za większy wkład właściciela w aranżację. Ma to sens tylko wtedy, gdy odpowiada planom biznesowym firmy. Dodatkowy budżet na wykończenie sam w sobie nie uzasadnia kilku kolejnych lat zobowiązania, zwłaszcza gdy przyszłe zapotrzebowanie na biuro jest niepewne.

Dlatego każdy wariant oceniamy pod kątem całkowitego kosztu, rozłożenia wydatków w czasie i ryzyka. Wyższa zachęta może poprawić płynność na początku najmu, a jednocześnie podnieść koszt całej umowy. Najemca powinien dokładnie wiedzieć, co dostaje i co oddaje w zamian.

„Negocjacje wygrywa ten, komu mniej zależy”. Co to znaczy w praktyce?

To popularne powiedzenie dobrze opisuje część negocjacyjnej rzeczywistości, o ile właściwie je rozumiemy. Przewagę ma strona, która mniej zależy od konkretnego porozumienia i może zaakceptować jego brak. Najemcy może bardzo zależeć na dobrym biurze, a jednocześnie nie musi być skazany na jeden budynek.

Taką swobodę dają przygotowana alternatywa, czas na jej realizację i uzgodniona wewnętrznie granica akceptacji. Udawana obojętność niewiele pomoże, jeśli umowa kończy się za miesiąc, a firma nie sprawdziła żadnej innej powierzchni. Podobnie groźba odejścia mało przekonuje, gdy organizacja nie jest gotowa jej spełnić. W negocjacjach liczą się rzeczywiste możliwości obu stron i wiedza o ich ograniczeniach.

Co zrobić, gdy alternatyw jest niewiele?

Wyobraźmy sobie firmę, która potrzebuje dużej, spójnej powierzchni w centrum Warszawy albo w nowoczesnym biurowcu na Woli, w ściśle określonym terminie. Jeśli wszystkie wymagania spełnia tylko jeden lub dwa budynki, trudno oczekiwać takiej konkurencji między właścicielami jak przy szerokim wyborze.

Warto wtedy sprawdzić, które założenia naprawdę są nienaruszalne. Przesunięcie daty rozpoczęcia najmu, etapowe zajmowanie biura, szerszy obszar poszukiwań czy zmiana programu powierzchni mogą otworzyć nowe możliwości. Czasem rozwiązaniem jest krótkie przedłużenie obecnej umowy albo biuro przejściowe, o ile da się uzgodnić ich dostępność i warunki. Każdy taki wariant trzeba policzyć i uzgodnić wewnątrz firmy, dlatego przy wymagających projektach poszukiwania warto zacząć wcześniej.

Jeśli kryteriów nie da się zmienić, trzeba uczciwie ocenić ograniczenia własnej pozycji. Nadal można pracować nad budżetem na aranżację, harmonogramem płatności, elastycznością czy podziałem odpowiedzialności. Oczekiwania co do skali ustępstw muszą jednak uwzględniać to, jak atrakcyjne alternatywy ma każda ze stron.

Po co niezależny doradca?

Rolą doradcy jest przygotowanie i prowadzenie procesu, który daje najemcy podstawy do dobrej decyzji. Obejmuje to znalezienie alternatyw, sprawdzenie ich wykonalności, porównanie kosztów i ryzyk oraz zaplanowanie kolejnych rund. Równie ważne jest pilnowanie harmonogramu i komunikacji, żeby firma nie straciła możliwości wyboru, zanim uzgodni satysfakcjonujące warunki.

Dobre relacje doradcy z właścicielami pomagają docierać do informacji i sprawnie prowadzić rozmowy. Nie powinny jednak wpływać na to, czyje interesy reprezentuje. Najemca musi mieć jasność co do zakresu zlecenia, sposobu wynagradzania doradcy i jego ewentualnych powiązań z drugą stroną. Warto wiedzieć, czy doradca ma zobowiązania wobec właściciela rozważanego budynku i jak rozwiązuje potencjalne konflikty interesów.

Sama deklaracja niezależności nie gwarantuje wyniku. Liczą się kompetencje zespołu, znajomość rynku i konsekwencja w prowadzeniu procesu. Dobry doradca potrafi też powiedzieć klientowi, że jego oczekiwania są nierealne albo że pozornie atrakcyjne ustępstwo nie rekompensuje ryzyka. Jego zadaniem jest doprowadzić do warunków, które najemca świadomie zaakceptuje, mając pełny obraz możliwości.

Zostać, ale na świadomie wynegocjowanych warunkach

Firma, która od początku chciała zostać w obecnym biurze, może ostatecznie właśnie taką decyzję podjąć. Sprawdzenie rynku i rozmowy z innymi właścicielami nie były wtedy stratą czasu. Pozwoliły ocenić cenę pozostania, wynegocjować cały pakiet i upewnić się, że przedłużenie umowy ma sens. Przed rozpoczęciem rozmów warto odpowiedzieć sobie na kilka pytań:

• Czy mamy wykonalną alternatywę i czas na jej realizację?
• Czy porównaliśmy pełne koszty i ryzyka poszczególnych opcji?
• Czy uzgodniliśmy kryteria wyboru i granicę warunków, które możemy zaakceptować?
• Czy wiemy, kto podejmuje decyzje, prowadzi proces i rozmawia z wynajmującymi?

Odpowiedzi pokażą, czy to my wyznaczamy tempo negocjacji, czy za chwilę zrobią to za nas kończący się czas i brak innych możliwości. Jeśli zostajesz, przydadzą się też pięć rzeczy do sprawdzenia przed podpisaniem aneksu.