Czy Twoje biuro Cię niszczy? Rozmowa z Agnieszką Wąsowską

Piękne biuro od znanej pracowni to dopiero początek. Zdaniem Agnieszki Wąsowskiej biuro powinno być żywym organizmem: trzeba je obserwować, słuchać ludzi, którzy w nim pracują, i stale je dostosowywać. Rozmawiamy o psychologii przestrzeni, pułapce „statystycznego pracownika” i o tym, dlaczego najlepsze zmiany w biurze często nic nie kosztują.

Agnieszka Wąsowska od ponad 20 lat zarządza biurami międzynarodowych korporacji na wielu rynkach jako dyrektor real estate. Studiuje psychologię przestrzeni, prowadzi blog architecturepsychology.org i wykłada na studiach podyplomowych z wellbeingu w Akademii Leona Koźmińskiego. Rozmowa powstała na podstawie odcinka The Office Podcast.

Biuro dla statystycznego pracownika

Czym w najprostszych słowach jest psychologia przestrzeni?

Bada relację między środowiskiem zabudowanym a człowiekiem: jak przestrzeń na nas wpływa i jak się w niej czujemy. W Polsce to wciąż niszowa dziedzina. Dużo mówi się o wellbeingu pracownika i architekci coraz częściej go uwzględniają, ale to nie to samo.

Dlaczego? Dobry architekt projektuje przecież funkcjonalne biuro.

Bo projektuje je dla statystycznego pracownika. A statystyczny pracownik dobrze wygląda w statystyce, tylko że nie on potem w tym biurze pracuje. Dobrze zaprojektowane biuro jest dobre na start. Psychologia przestrzeni pomaga w tym, co dzieje się potem, w bieżącym zarządzaniu przestrzenią.

Czy nie da się po prostu zaprojektować biura idealnego?

Nie. Badania nad wpływem przestrzeni istnieją, ale prowadzi się je na małych grupach albo w warunkach laboratoryjnych, więc dają hipotezy, a nie pewniki. A przede wszystkim każdy z nas jest inny. Jedna osoba w open space rozkwita, druga po ośmiu godzinach wychodzi wyczerpana. Sama jestem osobą wysoko wrażliwą, wyłapuję każdy dźwięk i w biurze pracuję o połowę mniej wydajnie niż w domu.

Jak zwykły pracownik może rozpoznać, że przestrzeń mu nie służy?

Sygnałem jest zmęczenie. Jeśli po dniu w biurze jesteś wykończony, a po takim samym dniu pracy z domu nie, warto się temu przyjrzeć. Pomaga zwykła uważność: zatrzymać się i sprawdzić, co cię rozprasza. Jeśli ludzie chodzą ci za plecami, usiądź plecami do ściany. Jeśli hałas, idź do cichej strefy.

Jak sprawdzić, czy ludzie dobrze czują się w nowym biurze

Firma wprowadziła się trzy miesiące temu do nowego biura o powierzchni 1800 m². Jak sprawdzić, czy ludzie dobrze się w nim czują?

Najpierw zapytałabym, czy przed przeprowadzką w ogóle zbadano potrzeby pracowników. Często nie, po prostu maksymalizuje się powierzchnię i buduje biuro tak, jak wyobraził je sobie zarząd. Znałam prezesa, który był tak zachwycony kominkiem w swoim domu, że kazał postawić identyczny w biurze. Dobra praktyka to ankieta przed wprowadzką i ta sama ankieta po, z pytaniami na skali od „bardzo niezadowolony” do „bardzo zadowolony”.

Kiedy zrobić tę drugą ankietę?

Mniej więcej pół roku po wprowadzce. Wcześniej ludzie oceniają negatywnie samą zmianę, nawet jeśli jest na lepsze. Przywiązujemy się nawet do brzydkiego starego biura. Przeanalizowałam w karierze co najmniej 20 000 ankiet pracowniczych i to jest pewniak.

A jeśli po pół roku wyniki są słabe?

Wtedy sięgam po dwie techniki. Pierwsza to mapowanie przestrzenne. Pracownicy zaznaczają na planie biura miejsca, w których dobrze się koncentrują, odpoczywają i których unikają. Po nałożeniu odpowiedzi, na przykład zespołami albo piętrami, powstaje heat mapa tego, jak naprawdę używana jest przestrzeń. Druga to wywiady pogłębione z grupą testową, najlepiej połączone ze wspólnym przejściem po biurze.

Firmy podpisują dziś umowy nawet na 10 lat. Czy jedno badanie wystarczy?

Nie. Biuro zaprojektowane na 10 lat może przestać odpowiadać potrzebom już po dwóch, bo zmienia się skład zespołu, charakter i dynamika pracy. Dlatego obowiązkowo wprowadziłabym krótką ankietę roczną, a do tego rozmowy w poszczególnych częściach biura. I rzecz kluczowa: trzeba wrócić do ludzi z wynikami. Jeśli po ankiecie nic się nie dzieje, w kolejnej nikt już nie odpowiada. Workplace manager, który opiera się tylko na własnym zdaniu, zarządzie i tych kilku osobach, które same przychodzą z uwagami, widzi przefiltrowany obraz, bo nie każdy ma odwagę powiedzieć, że coś mu nie pasuje.

Zmiana w biurze, która nic nie kosztuje

Jedna rzecz, którą workplace manager może wdrożyć jutro, za zero złotych?

Ankiety. Elementy psychologii przestrzeni są w dużej mierze darmowe, wymagają czasu i chęci, nie budżetu. Dobrze pokazuje to badanie poczekalni w centrach medycznych. Gdy krzesła stały pod ścianami, nikt ze sobą nie rozmawiał. Ustawione naprzeciwko siebie były zbyt konfrontacyjne. Najlepiej sprawdził się kąt 45 stopni, wtedy ludzie najchętniej nawiązywali rozmowę. Czasem wystarczy przestawić meble.

Przy biurach nie ma rozwiązań, które zadowolą wszystkich. Nie da się raz a dobrze zaprojektować przestrzeni dla ludzi, którzy się zmieniają. Można natomiast regularnie pytać, obserwować i poprawiać. Najlepsze biuro przypomina plac zabaw. Jest huśtawka, piaskownica i drabinki, a każdy znajduje w nim coś dla siebie i może zmienić zdanie.