Umowa najmu podaje datę przekazania powierzchni, ale najczęściej nie mówi, co się dzieje, gdy wynajmujący jej nie dotrzyma. Przez lata standardową odpowiedzią było piętro zastępcze w tym samym budynku. Przy 7,52% pustostanów w Warszawie i 502 tys. m² dostępnych od ręki to rozwiązanie w praktyce zniknęło, a najemcy zostaje rabat w czynszu, który nie rozwiązuje problemu operacyjnego.
Jeśli wynajmujący nie wyda biura w terminie, w większości umów nie dzieje się nic. Jest data przekazania, czasem data rozpoczęcia najmu, i na tym koniec. Najemca, któremu właśnie kończy się poprzednia umowa, zostaje z problemem, którego dokument w ogóle nie przewiduje: nie ma gdzie pracować, a jedyne, czego może się domagać, to rabat na powierzchni, do której jeszcze się nie wprowadził.
Adwokatka Marika Skonieczna, z którą prowadzimy negocjacje umów dla najemców, nazywa to przemilczeniem. W rozmowie o tym, czego brakuje w umowie najmu biura postawiła nieterminowe wydanie powierzchni na pierwszym miejscu, przed gwarancjami i audytem opłat. Powód jest chronologiczny: to pierwsza rzecz, która może pójść nie tak, i jedyna, która potrafi zatrzymać działalność firmy.
Zapasowe piętro w tym samym budynku przestało istnieć
Kiedy w projekcie umowy brakuje sankcji za opóźnienie, wynajmujący zwykle uspokaja, że w razie czego znajdzie najemcy inne pomieszczenia w budynku. Przez wiele lat tak to rzeczywiście działało. Dziś nie ma z czego.
Na koniec września 2026 roku pustostany w Warszawie wynosiły 7,52%, a powierzchni dostępnej od zaraz było 502 tys. m², czyli o 183 tys. m² mniej niż rok wcześniej. Wszystkie te liczby pochodzą z naszego raportu za trzeci kwartał. W dwóch dzielnicach, w których najemcy biurowi najczęściej szukają powierzchni, jest jeszcze ciaśniej: Wola notuje 4,49% pustostanów, Śródmieście 5,18%.
Przy takich wskaźnikach obietnica powierzchni zastępczej w tym samym budynku jest warta tyle, ile wolne metry, które wynajmujący akurat ma. Zwykle nie ma żadnych, bo każde wolne piętro jest właśnie komercjalizowane. Wyjątkiem są właściciele z portfelem kilku budynków, którym łatwiej przesunąć najemcę gdzie indziej, i to jedyna sytuacja, w której taki zapis wciąż coś znaczy.
Rabat w czynszu rekompensuje nie to, co trzeba
Najczęstszy zapis, jaki w ogóle udaje się znaleźć w umowach, to obniżka czynszu za okres opóźnienia. Dla części najemców to wystarcza. Jeżeli firma siedzi we własnym budynku i wynajmuje dodatkową powierzchnię tylko dlatego, że przestała się mieścić, nikt jej nie wyrzuca, więc opóźnienie jest niewygodą, a nie kryzysem. Rabat zamyka sprawę.
Problem zaczyna się tam, gdzie kończy się poprzednia umowa, a wynajmujący nie zgadza się na aneks na dwa czy trzy miesiące, bo na zwalnianą powierzchnię czeka już kolejny najemca i musi ruszyć jego fit-out. Wtedy najemca ma do wyboru coworking na kilka tygodni z podwójną przeprowadzką albo wysłanie ludzi na pracę zdalną, o ile rodzaj działalności w ogóle na to pozwala. Żadnej z tych rzeczy nie kupuje się za rabat w czynszu.
Kara umowna w większości umów najmu jest w tej sytuacji fikcją, bo jej wysokość nie ma żadnego związku z kosztem, który ponosi najemca. Jest ułamkiem czynszu, a nie odpowiedzią na rachunek za biuro zastępcze. To stanowisko, z którym część pełnomocników wynajmujących się nie zgodzi, bo z ich perspektywy sama kara wystarcza za dyscyplinujący mechanizm.
Kara umowna ma sens, gdy jest policzona od konkretnego rachunku
Marika Skonieczna stawia tu prosty warunek: kara jest satysfakcjonująca wtedy, gdy pokrywa koszt coworkingu albo opłatę za bezumowne korzystanie ze starej powierzchni. To drugie jest o tyle istotne, że bywa jedynym realnym wyjściem. Najemca zostaje w dotychczasowym biurze po terminie i płaci za to karę, licząc, że pokryje ją z kary należnej mu od nowego wynajmującego.
Takie rozwiązanie ma swoją cenę. Jeżeli stara umowa zawiera oświadczenie o poddaniu się egzekucji co do wydania powierzchni, w branży nazywane trzema siódemkami od artykułu 777 Kodeksu postępowania cywilnego, poprzedni wynajmujący może z niego skorzystać i najemca traci biuro z dnia na dzień. Dlatego kalkulacja, ile kara umowna ma wynosić, musi uwzględniać także to ryzyko, a nie tylko stawkę za metr.
Podnajem jako realna powierzchnia zastępcza
Jest jeszcze jedno źródło powierzchni, którego projekty umów nie wymieniają, a które w Warszawie urosło. Na koniec trzeciego kwartału 2026 roku w podnajmie było 67,4 tys. m², o 7,3% więcej niż kwartał wcześniej, z czego 19,4 tys. m² na Woli, 18,1 tys. m² na Mokotowie i 13,7 tys. m² w Śródmieściu. Podnajem bywa o 20 do 40% tańszy od najmu bezpośredniego i z natury ma krótki horyzont, bo podnajmujący chce oddać metry, które mu zostały.
Dla najemcy, który potrzebuje przeczekać kwartał, to często lepszy wariant niż coworking, bo powierzchnia jest już wykończona i umeblowana. Warto wpisać ją do umowy jako jedną z opcji obok pomieszczeń w budynku, razem ze zobowiązaniem wynajmującego do pokrycia różnicy w stawce i kosztów przeprowadzki.
Co powinno znaleźć się w umowie
Zapis, który faktycznie coś daje, ma cztery elementy. Po pierwsze termin, po którym opóźnienie uruchamia konsekwencje, liczony od daty przekazania, a nie od daty rozpoczęcia najmu. Po drugie kaskadę rozwiązań: pomieszczenia zastępcze w budynku, jeśli są, a jeśli ich nie ma, pokrycie kosztu biura elastycznego, coworkingu albo podnajmu wraz z kosztami przeprowadzki w obie strony. Po trzecie karę umowną na wypadek, gdyby żadne z powyższych nie zadziałało, policzoną od kosztu, który najemca realnie poniesie. Po czwarte prawo wyjścia z umowy, jeżeli opóźnienie przekroczy granicę, przy której przeprowadzka traci sens.
Granicę trzeba wyznaczyć samemu, bo zależy od działalności. Inaczej wygląda to w firmie, która może przez miesiąc pracować zdalnie, inaczej w zespole projektowym korzystającym ze sprzętu, którego nie da się przenieść do mieszkania.
Kiedy to negocjować
Najtaniej na etapie listu intencyjnego, zanim prawnicy wynajmującego usiądą do umowy. Wtedy jest to jeden punkt w tabeli warunków obok czynszu, okresu najmu i wkładu w wykończenie, a nie wyjątek wyrywany z gotowego dokumentu. Po przekazaniu draftu ta sama rozmowa kosztuje kilka rund korespondencji, bo dotyczy czegoś, czego w projekcie nie ma, więc formalnie nie ma o czym dyskutować.
Pytanie, które warto zadać doradcy wynajmującego przy term sheecie, brzmi: co się stanie, jeśli pozwolenie na użytkowanie wpadnie miesiąc później. Odpowiedź „to się nie zdarzy" jest w praktyce informacją, że tego zapisu w umowie nie będzie. Jeśli w tym samym czasie negocjujesz przedłużenie dotychczasowego najmu, zobacz też, kiedy zacząć renegocjacje, bo oba harmonogramy muszą się domknąć w tym samym momencie.
