Adriana Binkiewicz · Starszy Doradca1 300 euro - tyle mniej więcej kosztuje dziś kompleksowe, nowoczesne wykończenie jednego metra kwadratowego biura w Warszawie. Przy powierzchni 2 000 m² mówimy o budżecie rzędu 2,6 mln euro.
Często ogromna część tej kwoty jest konsumowana w całości, zanim pierwszy pracownik zdąży odebrać kartę dostępu. A potem? Umowa trwa 7 czy 10 lat, model pracy zmienia się co kilka kwartałów, technologia jeszcze szybciej, a budżet aranżacyjny został zamknięty pierwszego dnia. Właśnie dlatego warto przyjrzeć się fazowaniu budżetu fit-out: mechanizmowi, który pozwala rozłożyć te pieniądze w czasie.
Koszty uciekły, budżety nie nadążały
Jeszcze przed pandemią najemca mógł otrzymać biuro „pod klucz", sfinansowane przez dewelopera, w budżecie 550-600 euro/m² (licząc od stanu shell & core). Dziś takie oferty należą do rzadkości. Sam podstawowy standard wykończenia to obecnie ok. 700-900 euro/m², a średni standard klasy A to 1 000 do nawet 1 300 euro/m². Luka między budżetem oferowanym przez właściciela a realnym kosztem aranżacji rośnie i ktoś musi ją sfinansować. Często kończy się to dopłatą najemcy albo dłuższym zobowiązaniem na 7, a nawet 10 lat zamiast standardowych pięciu. To właśnie w tym miejscu zaczyna się rozmowa o tym, kiedy te pieniądze mają zostać wydane.
Warszawa wciąż pozostaje przy tym rynkiem relatywnie atrakcyjnym kosztowo: te same prace w Berlinie kosztują średnio ponad 2 300 euro/m², a w Pradze zbliżają się do 1 500 euro/m².
Dwie filozofie po stronie właścicieli
Fazowanie budżetu na fit-out to świetny przykład tego, jak różne bywają cele strategiczne właścicieli budynków. Duże fundusze inwestycyjne cenią przede wszystkim czystość przepływów pieniężnych i jak najszybsze zamknięcie zobowiązań po stronie CAPEX-u. Z perspektywy wyceny nieruchomości i banków finansujących, fundusz woli, aby najemca skonsumował wszystkie zachęty - od wakacji czynszowych po budżet aranżacyjny - tu i teraz, na początku umowy. Mówiąc wprost: chcą mieć te koszty z głowy i nie mrozić rezerw gotówkowych na lata.
Po drugiej stronie stoją mniejsi, często prywatni właściciele, którzy podchodzą do tematu bardziej elastycznie. Dla nich fazowanie fit-outu to skuteczne narzędzie do zabezpieczania długoterminowych umów na 7 czy 10 lat. Najemca nie musi angażować wszystkich środków na start. Część budżetu przeznacza na podstawową aranżację, a resztę „odmraża" po 4 czy 5 latach, gdy biuro naturalnie wymaga odświeżenia, liftingu albo dostosowania do nowych standardów technologicznych.
Co realnie zyskuje najemca?
- Płynność. Kapitał, którego firma nie wydała pierwszego dnia, pracuje w jej podstawowym biznesie.
- Pewność finansowania modernizacji. Zamiast prosić zarząd o nowy CAPEX w połowie umowy, najemca ma środki na odświeżenie biura zagwarantowane kontraktem.
- Siłę negocjacyjną. Wartość pakietu zachęt rośnie wraz z długością zobowiązania, a czynsz efektywny (po uwzględnieniu wszystkich ulg) bywa, z naszego doświadczenia, o ok. 15-20 proc. niższy od stawek wywoławczych. Dobrze wynegocjowane fazowanie to więc nie „bonus", lecz element realnej ekonomiki najmu.
Jak to wygląda w praktyce
Przy jednym z projektów przedłużenia umowy najmu skorzystaliśmy z tego mechanizmu, ponieważ klient nie był w stanie szybko wypracować wytycznych do nowej aranżacji - zamiast podejmować decyzje pod presją czasu, część budżetu zapisaliśmy w umowie do wykorzystania później. Podobnie działa to w firmach rosnących: jeśli apogeum wzrostu ma przypaść dopiero za kilka lat, zapisy o uruchomieniu środków dopasowujemy właśnie do tego momentu.
O tych pieniądzach trzeba pamiętać. Częsty błąd polega na tym, że po zmianach osobowych u najemcy nikt już nie wie, co dokładnie zapisano w umowie i że za jakiś czas można sięgnąć po odłożone środki - a wtedy temat zmian w biurze wraca na stół za późno.
O co zadbać w umowie
Zanim podpiszesz umowę z zapisem o fazowaniu, warto precyzyjnie ustalić kilka elementów:
- kwotę drugiej transzy i konkretny moment jej uruchomienia;
- zasady waloryzacji (koszty fit-outu w ostatnich latach systematycznie rosły);
- katalog prac, na które można przeznaczyć odłożone środki;
- los środków niewykorzystanych;
- kim jest właściciel budynku - z funduszem instytucjonalnym rozmowa o fazowaniu będzie trudna, z prywatnym właścicielem często zaskakująco prosta.
